Mutabakat kavramı günlük konuşma dilinde de sıkça kullanılıyor olsa da genelde muhasebe ile ilgili kullanılan bir terimdir. Muhasebe terimi olması dolayısıyla hukuksal süreçlerde ve şirketlerin iş süreçlerini yerine getirmeleri sırasında da sıkça kullanılmaktadır. Şirketlerin muhasebe kayıtlarının en önemli kontrol yöntemlerinden biri olan Mutabakat nedir? Anlaşma nasıl yapılır ve çeşitleri nelerdir?
Mutabakat Nedir?
Belli bir konuda taraflar arasındaki uzlaşma anlamına gelen anlaşma (anlaşma), muhasebe departmanlarında da anlamına uygun şekilde kullanılmaktadır. Şirketlerin borçları ve alacakları ile ilgili konularda karşılıklı olarak birbirlerine yaptıkları bildirimler ve bu bildirimlerin teyidi sonrasındaki onay sürecini kapsayan bir süreçtir. Anlaşma sürecinin sınırları ve işleyişi Türk Ticaret Kanunu tarafından belirlenmiştir.
Birbirleriyle iş ilişkisi içerisinde olan tarafların, yine taraflar tarafından belirlenen devre sonlarında alacak ve borç bilgilerini karşılıklı olarak bildirmeleri ve bu bildirimlerin detaylı şekilde incelenmesi sonucunda aktarılan bilgilerin doğruluğu hususunda mutabık olmaları durumudur.
Mutabakat Çeşitleri Nelerdir?
Karşılıklı iş süreçleri içerisinde olan şirketlerin dönem sonunda alacak ve borç bilgilerini karşılıklı olarak bildirmeleri ve bildirimlerin doğruluğu konusunda Mutabakatları işlemi olan anlaşma iki şekilde yapılır.
- Cari Hesap Mutabakatı
Tarafların alış-satış işlemleri hususunda karşılıklı olarak mutabık kalabilmeleri için hazırlanan formlardır. Bütün alım-satım işlemleri bu form üzerine işlenir ve tarafların tek tek bütün işlemleri inceleyerek varsa eksik ve hataları düzeltmeleri ve nihayet bütün hesapların doğru olduğu hususunda mutabık olmaları beklenir.
Cari Mutabakat formu tarafların isteğine göre elektronik ortamda gönderilebileceği gibi kâğıt üzerinde hazırlanıp faks yoluyla da gönderilebilir. Burada asıl önemli olan husus cari anlaşma formunun geçerli olabilmesi için ıslak imzalı ve kaşeli olmasıdır.
- BA/BS Mutabakatı
BA ürün ve hizmet alımları, BS ise ürün ve hizmet satışları ile ilgili bildirimler anlamına gelir. Cari hesap Mutabakatında amaç parasal işlemlerin usulüne uygun olmasını sağlamak iken, BA/BS Mutabakatında amaç işletmelerin kendi aralarındaki fatura sayılarının ve fatura tutarlarının uygunluğu konusunda mutabık kalmayı sağlamaktır.
Mutabakat Nasıl Yapılır?
İşletmelerin karşılıklı olarak hesap defterlerinin birbirleriyle uyumlu olup olmadığını görmeyi hedefleyen anlaşma, hesaplarda herhangi bir yanlışlık ya da eksiklik var ise en kısa sürede düzeltilmesine olanak tanıyan güvenilir bir sistemdir. Bu sebeple Mutabakat nasıl yapılır sorusunun cevabı bütün işletmeler ve muhasebe departmanları için oldukça önemlidir.
Mutabakat 3 farklı şekilde yapılabilir. Her üç durumda da öncelikle taraflar arasında düzenli olarak anlaşma yapılması için bir devre yani dönem belirlenir. Belirlenen devre sonlarında taraflar karşılıklı olarak form ve bilgilerini paylaşırlar.
- Yöntem:
Anlaşma bilgi ve formları e-posta ya da faks aracılığı ile gönderilir. Paylaşılan bilgilerin doğruluğu teyit edildikten sonra ıslak ya da dijital imzalı şekilde karşı tarafa gönderilir. Paylaşılan bilgilerde tutarsızlık görülmesi durumunda tutarsızlığın nedenini gösteren bilgi ve formlar da karşı tarafla paylaşılır nihayetinde anlaşma sağlanır.
- Yöntem:
Cari anlaşma formları Excel üzerinde hazırlanarak e-posta aracılığı ile karşılıklı olarak taraflara bildirilir. Uzlaşma sağlanması durumunda elektronik imza ile onaylandığı bildirilir. Bu yöntemin en büyük dezavantajı kanun ile belirtilen yazılı çözümlere ıslak imzalı bir şekilde ulaşma ve yine ıslak imzalı olarak karşı tarafa iletme de güçlük yaşamasıdır.
- Yöntem:
Bir diğer yöntem de gelişen teknoloji ve dijitalleşen dünyanın muhasebe işlemlerine yazılımsal çözümler getiren programların kullanılmasıdır. Muhasebe programları ile entegre çalışan yazılımlar ile Mutabakat bilgileri ve formlar belirlenen devrelerde otomatik olarak gönderilir. Taraflar dilerse bilgileri PDF formatında bilgisayara indirerek görebilir, hesap dökümünü detaylı şekilde inceleyerek gerektiğinde müşterisi ile paylaşabilir. Bilgilerin doğruluğunu teyit edildikten sonra elektronik imza ile onaylanır ve saniyeler içerisinde anlaşma sağlanmış olur. Her iki taraf için de paylaşılan bilgilerin doğru olması hususunda mutabık kalınması durumunda nihayet anlaşma sağlanmış olur.
Mutabakatta hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, taraflar karşılıklı olarak gönderilen bildirimleri inceler. Yapılan alacak verecek kontrolleri sonrasında bir yanlışlık ya da eksiklik var ise durumun eksikliğini ya da yanlışlığını ispat eden bilgiler hemen paylaşılır ve hatalar giderildikten sonra mutabık olunur.
Mutabakat Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler
İyi İletişim Kurun
Anlaşma sürecinin başarılı olması için iyi bir iletişim çok önemlidir. Taraflar arasında açık ve net iletişim kurmak, beklentileri doğru bir şekilde ifade etmek ve karşılıklı olarak anlamayı sağlamak gereklidir. İyi iletişim, anlaşmazlıkların çözülmesini kolaylaştırır ve taraflar arasında güvenin oluşmasını sağlar.
Hedefleri Belirleyin
Anlaşma sürecine başlamadan önce, hedefleri net bir şekilde belirlemek önemlidir. Tarafların beklentilerini ve hedeflerini paylaşması, anlaşmazlıkların çözümü için ortak bir zemin oluşturur. Hedefler belirlendikten sonra, her iki tarafın da bu hedeflere ulaşmak için işbirliği yapması önemlidir.
Esnek Olun
Anlaşma süreci sırasında esnek olmak, başarılı bir sonuç elde etmek için önemlidir. Tarafların farklı görüşlere sahip olabileceğini ve bazen uzlaşma yapmanın gerekebileceğini unutmamak gerekir. Esneklik, karşılıklı anlayışın sağlanmasına ve daha iyi bir çözüm bulunmasına yardımcı olur.
Kazan-Kazan Durumu Oluşturun
Mutabakat sürecinde hedef, taraflar arasında bir “kazan-kazan” durumu oluşturmaktır. Her iki tarafın da ihtiyaçlarının karşılandığı ve memnuniyet duyduğu bir çözüm bulunmalıdır. Bu, uzun vadeli işbirliği için sağlam bir temel oluşturur ve gelecekteki anlaşmazlıkların çözülmesini kolaylaştırır.
Profesyonel Yardım Alın
Şirket sahipleri arasındaki mutabakat süreci karmaşık olabilir ve bazen profesyonel yardım almak gerekebilir. Bir arabulucu veya uzman, taraflar arasında adil bir çözüm bulunmasına yardımcı olabilir. Profesyonel bir destek, duygusal etkileşimlerin azalmasını sağlayarak daha objektif bir bakış açısı sunar.
