İşletme kârlılığı, minimum maliyet maksimum kazanç dengesinin sağlanmasına bağlıdır. Satın alma süreci, söz konusu dengeyi sağlamak için dikkat edilmesi gereken önemli unsurlar arasındadır. Bu süreçte doğru kararları alarak şirketi yüksek masraflardan korumak mümkündür. Satın alma performansını geliştirmeye yönelik adımlar atarak tedarik süreçlerinde maliyet/kazanç dengesini sağlayabilirsiniz.

Satın Alma Performansı Nedir?

Organizasyonların tedarik faaliyetlerinin etkinliğini ve verimliliğini ölçmek için kullanılan metriklerin tamamı satın alma performansını oluşturur. Bu ölçütler, satın alma işlemlerinin işletme açısından yararı göz önünde bulundurularak oluşturulur. Örneğin, söz konusu performans tedarikçi seçimi, maliyet etkinliği, stok yönetimi, teslimat ve kalite idaresi gibi faktörlerle değerlendirilir. Bahsedilen faktörlerin tamamı, şirketin ürün ve hizmet ihtiyacını karşılarken maliyet/kazanç dengesini gözetip gözetmediğini gösterir.

Satın alma performans hedeflerinin belirlenmesi doğru ürün ve hizmetlerin tedarik edilmesi kadar önemlidir. Söz konusu hedefler, tedarik süreçlerinin şirket yararına optimize edilmesini sağlar. Bu sayede işletme ihtiyaçlarını mümkün olan en düşük maliyetlerle ve zamandan tassarruf sağlayarak karşılamak mümkün olur. Bahsedilen hedefler aynı zamanda lojistik, stok ve teslimat gibi aşamaları dak olaylaştırır.

Satın Alma Performansı Nasıl Ölçülür?

Maddi yatırımların getirileri, şirketin satın alma konusundaki performansını gösteren en önemli etkendir. Tedarik işleminin başarısı, şirket ihtiyaçlarının mümkün olan en düşük maliyetlerle karşılanmış olmasına bağlıdır. Bahsedilen ihtiyaçlar, şirketin satın alma için ayırdığı bütçeyle iyi bir biçimde karşılanabilmişse işletmenin iyi bir performansa sahip olduğu düşünülebilir.

Satın alma performans ölçümünde dikkate alınan bir diğer husus da tedarik zinciri maliyetleridir. Doğru ürünlerin bulunması, işletmenin ihtiyaçlarının karşılanması için tek başına yeterli değildir. Bu aşamada teslimat süresi, ürünlerin zarar görmeden teslim edilmesi ve lojistik maliyetleri gibi kriterlere de dikkat etmek gerekir. Sonuç olarak, satın alma performansı tedarik işleminin işletmeye sağladığı kârlılık ve avantajla ölçülebilir.

Satın Alma Performansının Göstergeleri Nelerdir?

Satın alma performans kriterleri, tedarik sürecinin başından sonuna kadar gerçekleşen aşamalarla ilgilidir. Performansın iyi olması bu aşamaların tamamının başarıyla yürütülmesine bağlıdır. Söz konusu ölçümler, aşağıdaki kriterlere göre yapılabilir:

Tedarikçi Zamanında Teslimat Oranı

Zamanlama, şirket ihtiyaçları karşılanırken dikkat edilmesi gereken önemli bir husustur. Üretim ve satış süreçlerinin başarıya ulaşması, ihtiyaç duyulan ürünlerin zamanında elde edilmesine bağlıdır. Teslimat süreçleri, bu sebepten ötürü önemli bir performans ölçütü olarak karşımıza çıkar. Yüksek bir performans elde etmenin yolu ürünleri hızlı biçimde teslim edebilen tedarikçilerle anlaşmaktan geçer.

Teslimat oranı, ERP sistemi kullanılarak ölçülebilir. Bu ölçümün sağlıklı yapılması teslimatın doğru tanımlanmasına bağlıdır. Söz konusu ölçümü yapmak için ürünün sipariş edildiği zamanla depoya girdiği tarih arasındaki süreci belirlemek yeterlidir. Bu sürecin kısa olması tedarik anlaşmalarının doğru yapıldığını gösterir. Standart teslimat süresini belirleyerek üretim ve satış proseslerini bir standarda oturtmak da mümkündür.

Tedarikçi Hata Oranı

Hata oranı, tedarik edilen ürünler arasındaki hatalı parça oranını ölçer. Satın alma sürecinin verimli olması için hedeflenen hata oranının %0 olarak belirlenmesi gerekir. Söz konusu rakam, hatalı parça sayısının toplam ürün sayısına olan oranıyla bulunur. Hatalı parça oranının düşük olması, tedarikçi seçiminin doğru yapıldığını gösterir. Söz konusu rakamın yükselmesi, hatalı ürün sayısının arttığını işaret eder. Bu rakam yükseldiğinde tedarik anlaşmalarını gözden geçirmek gerekebilir.

Hatalı parça oranı, tedarik zincirindeki performansı göstermek için iyi bir ölçüttür. Bu ölçüt, aynı zamanda işletme maliyetlerinin azaltılması için kullanılabilir. Üretim ve satış amacıyla tedarik edilen ürünlerin sorunsuz olması müşteri memnuniyetini artırır. Bu sebepten ötürü, hatalı parça oranının her teslimat işleminden sonra tespit edilmesi gerekir. Söz konusu tespitlerden elde edilen sonuçlar tedarikçileri değerlendirirken kullanılmalıdır.

İç Müşteri Memnuniyet Derecesi

Aynı şirkete dâhil olan başka bir birimin ürettiği hizmeti alan departmanlar iç müşteri olarak tanımlanır. Örnek vermek gerekirse; bir bankanın sigorta departmanı, aynı kurumun yazılım birimi tarafından üretilen bir ürünü kullanıyorsa onun iç müşterisidir. İç müşterilerin görüşleri tedarik performansını değerlendirmek için kullanılabilir. Bunun için aşağıdaki adımları izlemek yeterlidir.

• Satın alınan ürünlere dair iç müşteriden puanlama talep edilir.
• Puanlama kriterleri belirlenir. Örneğin; teslimat, geri dönüş, satış sonrası destek, ürün performansı gibi göstergeler kullanılabilir.
• Elde edilen puanlar ürünle ilgili tedarik performansını gösterir.

Yukarıda bahsedilen değerlendirmeden sonra ürünler yüksek bir puan aldıysa tedarik performansının iyi olduğu sonucuna ulaşılabilir. Böyle bir durumda tedarik anlaşmalarını sürdürmek mümkündür. İç müşteri değerlendirmesi, ürünlerin eksik yönlerinin anlaşılmasına ve giderilmesine de yardımcı olur.

Satın Alma Çevrim Süresi

Sipariş onayından teslime kadar geçen süreç, satın alma çevrim süresi olarak adlandırılır. Tedarik performansı, söz konusu sürenin uzunluğuyla ters orantılıdır. Söz konusu süreç, ürün teslimatından ibaret değildir. Bu kriter, satın alma süreçlerindeki aşamaların toplam süresini içerir. Örneğin, bir ürünün teslimatı kısa sürdüğü hâlde onay ve ödeme süreleri uzun zaman alabilir. Böyle bir durum ise tedarik performansını kötü etkiler ve şirketin süreçlerini zorlaştırır. Bu sebepten ötürü, tedarikçileri değerlendirirken ürün satın alırken uygulanan işlemlerin toplam süresini göz önünde bulundurmak gerekir.

Stok Kapasitesi

Tedarik edilen ürünlerin depolanması, organizasyonu ve kullanımı şirketin stok kapasitesine bağlıdır. İşletmenin yeterli miktarda stoğu yoksa satın alma süreçlerinin sorunsuz işlemesi beklenemez. Böyle bir durumda şirketin müşteri taleplerini karşılaması da zorlaşır. Tedarik performansını artırmanın yolu stok kapasitesini yükseltmekten ve şirketin ürün ihtiyaçlarına göre optimize etmekten geçer. Bu kapasite, her yıl alınan ürün miktarına, bu ürünlerin türüne ve depolama ihtiyaçlarına göre belirlenmelidir.

Gelir Kapasitesi

Gelir kapasitesiyle tedarik performansı arasında yakın bir ilişki vardır. Şirket kârlılığını artırmanın yolu doğru mal ve hizmetleri doğru zamanda, gereken maliyetlerle almaktan geçer. Satın alma süreçlerinde yüksek maliyetler kadar tek avantajı düşük maliyet olup şirketin ihtiyaçlarını karşılamaktan uzak olan ürünlerden de kaçınmak gerekir. Doğru tedarikçilerle iş birliği yaparak şirketin bütçesine uygun ve verimliliği artıran satın alımları gerçekleştirmek mümkündür.

Doğru Gelen Sipariş Yüzdesi

Şirketin müşteri ihtiyaçlarını karşılayarak kâr elde etmesi, üretim ve satış süreçleri için gereken malzemelerin tedariğine bağlıdır. Doğru gelen sipariş yüzdesi, bu ihtiyaçların karşılanıp karşılanmadığını gösteren önemli bir kriterdir. Söz konusu oran, tedarik edilen ürünler arasında istenilen özellikleri karşılayan mamullerin miktarı bulunarak belirlenir. Bu oranın yüksek olması doğru tedarikçilerle çalışıldığını gösterir.

Sipariş yüzdesi, stok yönetimini de kolaylaştıran bir detaydır. Gelen siparişleri değerlendirerek stok ihtiyaçlarını optimize etmek mümkündür. Bu yüzdenin düşüklüğü, şirket performansının da düşmesine sebep olur. Yanlış ürünlerin teslim edilmesi gecikmelere, ekstra nakliye ücretlerine, müşteriye verilen hizmetin aksamasına ve sonuç olarak şirketin zarara uğramasına sebep olur. Bu sebepten ötürü, satın alım performansı değerlendirilirken sipariş yüzdesi de değerlendirilmelidir.

Doğru Gelen Fatura Yüzdesi

Doğru gelen fatura yüzdesi, faturalandırma süreçlerinin başarısını gösteren önemli bir kriterdir. Bu oran, tedarikçi firmalardan alınan faturaların teslim edilen ürünlerle uyuşup uyuşmadığını gösterir. Faturalandırma süreçlerindeki hatalar hesaplama, ürün organizasyonu, stok yönetimi gibi aşamalarda ciddi aksamalara sebep olabilir. Doğru gelen fatura oranının yüksek olması, tedarikçinin nitelikli bir hizmet verdiğini ve dolayısıyla satın alım performansının iyi düzeyde olduğunu gösterir. Bu konuda nitelikli hizmet sunan bir tedarikçi seçmek şirketin zaman ve kaynak yönetimi konusunda avantaj elde etmesini sağlar.