Şirket yönetimi, karmaşık ve birbiriyle ilişkili süreçlerin idaresini gerektirir. Başarılı bir yönetim politikası oluşturmanın yolu insan kaynaklarından satışa, müşteri hizmetlerinden muhasebeye kadar şirketin işleyişini ilgilendiren bütün süreçleri etkin bir biçimde planlamaktan geçer. İş süreçleri yönetimi, bu planlamanın kolaylaşmasını ve işletme ihtiyaçlarına göre optimizasyonunu sağlar. Kaleme aldığımız bu yazıyı okuyarak söz konusu yönetim faaliyeti hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.
İş Süreçleri Yönetimi Nedir?
İş süreçleri yönetimi (BPM), bir organizasyonda yer alan iş akışlarını kolaylaştırmak için geliştirilen disiplindir. Bu disiplin, temelde birbiriyle ilişkili ve işletmenin yönetimini ilgilendiren aşamaları idare etmeye dayanır. Söz konusu yönetim faaliyetine bağlı olarak iş akışlarının optimize edilmesi için çeşitli önlemler alınır. Bu önlemler arasında pano oluşturma, raporlama, veri analizi gibi görevler olabilir. Bahsedilen görevlerin ortak amacı, işleyişe ilişkin detayları minimize ederek kolay bir biçimde yönetmektir.
İş Süreçleri Yönetimi Neden Önemlidir?
Şirketler büyüdükçe yapılması gereken işler ve buna bağlı olarak gelişen süreçler de artar. Büyüyen bir şirket; daha fazla iş, artan muhasebe süreçleri ve daha çok çalışan anlamına gelir. Diğer yandan, büyümenin kontrol edilmemesi hem yönetim hem de çalışanlar üzerinde büyük bir yük yaratır. Bu kontrolsüzlük zamanla işletme başarısını önleyebilir hatta ciddi krizlere sebep olabilir.
Automation Everywhere tarafından yapılan bir araştırmaya göre, büyük şirketlerde çalışan kişilerin yönetim eksikliğinden kaynaklanan zaman kaybı ayda ortalam 60 saattir. Bu süre, her iş gününde üç saatin boşa harcandığını gösterir. Zaman, bir şirketin sahip olduğu en değerli kaynaklardan biridir. Başarı, büyük ölçüde bu faktörün doğru yönetilmesine bağlıdır. Otomatize edilen işler ve süreçlerle bu unsuru etkili bir biçimde yöneterek başarı elde etmek mümkündür. Yeterince zamanı olan çalışanlar, işlerine daha motive ve yaratıcı bir biçimde odaklanabilir.
İş Süreçleri Yönetimi Nasıl Yapılır?
İş süreçleri yönetimi, esasen işletmenin doğal akışında bulunan tekrarlanabilir plan ve faaliyetlerin akışıdır. Başka bir ifadeyle, bu yönetim süreci hâlihazırda var olan görev ve olaylar zincirini otomatize edip kolaylaştırmaya dayanır. Söz konusu süreçte yapılması gereken planda olan işleri toplayıp organize ederek yazılımlar ve uygulamalar aracıyla otomatize etmektir. Örnek vermek gerekirse;
- Teklif oluşturma yazılımları kullanarak müşteri adaylarına götüreceğiniz teklifleri optimize edebilirsiniz
- Faturalandırma ve muhasebe programlarıyla işletmeniz üzerindeki hesaplama yükünü ortadan kaldırabilirsiniz
- Tedarik zinciri anlaşmaları yaparak ürün ve hizmet ihtiyacınızı her zaman en uygun tedarikçilerden karşılayabilirsiniz
- Stok yönetimi uygulamalarıyla firmanızın envanter durumunun her zaman güncel olmasını sağlayabilir ve bilgi akışını sağlayabilirsiniz.
İş süreçleri yönetimi, her faaliyet için ayrı olarak planlanır. Başka bir ifadeyle, şirketin faaliyetleri içinde yer alan her plan ve görevin uygulama prosedürleri farklıdır. Diğer yandan, bu yönetimin temeli tekrarlayan işler için belli standartlar ve görev planları oluşturulmasına dayanır. Otomasyona dayanan etkili bir plan oluşturarak bu standartizasyonu sağlamak mümkündür.
İş Süreçleri Yönetimiyle Proje Yönetimi Arasındaki Fark Nedir?
Proje yönetimi, tek seferlik görevlere odaklanır. Örnek vermek gerekirse, şirketin yapacağı özel bir görüşme veya insan kaynakları için gerçekleştirilen bir etkinliğin tasarlanması proje yöneticisinin görevidir. Bu tür görevlerde zaman ve olay kısıtı vardır. Ancak, iş süreçleri yönetimi devam eden iş akışlarına ve görevlere odaklanır. Söz konusu yönetim faaliyetlerinde bir zaman veya olay sınırı yoktur.
İki faaliyet arasındaki farkı bir örnekle somutlaştırmak mümkündür. Örnek vermek gerekirse, pazarlama ekibinin özel bir müşteri için hazırladığı kampanya proje yönetimi kapsamındadır. Ancak kampanya hazırlarken kullanılan materyallerin temini, toplantıların organize edilmesi ve fikir oluşturma süreçlerinin yönetilmesi iş süreçleri yönetiminin aşamasıdır. Proje yönetiminin başarılı bir biçimde yapılması da BPM ile ilgili standartların doğru belirlenmesine bağlıdır. Otomatize edilmiş süreçler, bütün projelerin başarıya ulaştığı bir iş kültürü oluşturmanıza yardımcı olur.
İş Süreçleri Yönetiminde Nelere Dikkat Edilmelidir?
Standart belirlemek, iş süreçleri yönetiminin en önemli aşamasıdır. Her görevin ve işin kendine özgü standartları vardır. Örnek vermek gerekirse, ürün ve hizmet tedariki için izlenmesi gereken belli adımlar bulunur. Bunları standart hâline getirip ana hatlarını belirleyerek işleyişi kolaylaştırabilirsiniz. Bu sayede her işin hızlı ve doğru biçimde yürümesini sağlayabilirsiniz.
BPM için özel olarak üretilen yazılımları kullanmak da iş süreci yönetimini büyük ölçüde kolaylaştırır. Yazılım kullanmak, insan hatalarından kaynaklanan hataları en aza indirerek görevlerin başarılı bir biçimde yerine getirilmesini sağlar. Bu programlar aynı zamanda işleri hızlı bir biçimde yapar ve personeliniz üzerindeki yükü azaltır. Standartlarınızı işleriniz için özel olarak geliştirilen programlarla optimize edebilir, işleyişi daha hızlı ve kaliteli hâle getirebilirsiniz.
İş Süreçleri Yönetiminin Avantajları Nelerdir?
İş süreçleri yönetiminin şirketlere sağladığı başlıca avantajlar şunlardır;
İnsan Kaynakları Yönetimi
Yoğun ve karmaşık bir iş akışının olması, insan kaynaklarının yönetilmesini zorlaştırır. Böyle bir durumda çalışanların iş yükü artacağı için iş ortamında stresin yükselmesi olasıdır. Söz konusu artış, personel devir hızının artmasına sebep olur ve istikrarlı bir çalışan kadrosu oluşturmayı önler. İş süreçleri yönetimiyle bu riski ortadan kaldırmak mümkündür. Özel standartlar belirleyip yazılımlar kullanarak personel üzerindeki yükü büyük ölçüde azaltabilirsiniz. Bu sayede şirketinizde çalışan bağlılığını artırarak istikrarı bir yönetim politikası benimseyebilirsiniz.
Üretkenlik Artışı
Gartner tarafından yapılan bir araştırma, robotik süreç yönetimi uygulamalarının finansal planlamayı kolaylaştırarak çalışanların yükünü büyük ölçüde azalttığını gösterir. Bu araştırmaya göre bir otomasyon yazılımı 30 tam zamanlı çalışan kadar iş yapabilir. Söz konusu uygulamalar, çalışanların üzerinden büyük bir yük kaldırır. Örnek vermek gerekirse, vergi hesaplama gibi faaliyetleri yazılımlara bırakmak muhasebe departmanının işini kolaylaştırır. Bu durumda personelin asıl işlerine odaklanması daha kolay olacağı için verimlilik kaçınılmaz olarak artar.
Gereksiz iş yükünün ortadan kalkması personelin asıl işine odaklanmasını sağlar. Çalışanlarınız bu sayede deneyim ve becerilerini etkin bir biçimde kullanabilir. Doğru standartlar belirleyip etkili yazılımlar kullanarak ekibinizin üretkenliğini artırabilirsiniz.
Daha İyi Müşteri Deneyimi
Müşteri deneyiminin iyileştirilmesi, iş süreçleri yönetiminin sunduğu bir diğer avantajdır. Çalışanlarınızın gereksiz iş yükünden kurtularak asıl görevlerine odaklanmaları, bu görevleri daha iyi yapmalarını sağlar. Böyle bir durumda personeliniz müşterilere çok daha iyi bir biçimde hizmet verebilir. Örnek vermek gerekirse, satış görevlileriniz otomasyon uygulamaları sayesinde tüketicileriniz için en uygun ve cazip teklifleri hazırlayabilir. Dolayısıyla, iş süreçlerinin otomatize edilmesiyle tüketici deneyimi arasında büyük bir orantı vardır.
