Top echelon, aday ve müşteri yönetimini otomatikleştirerek insan kaynakları profesyonellerinin, işe alım ajanslarının ve personel firmalarının verimliliğini arttıran bütünleşik bir çözüm sunar. Kullanıcı dostu arayüzüyle dikkat çeken top echelon, hem başvuru takip sistemi (ATS) hem de müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) modüllerini tek platformda birleştirir. Bu sayede işe alım süreçleri hızlanırken, aday ve müşteri verilerinin merkezi olarak toplanmasıyla birlikte tüm iş akışı daha düzenli ve analiz edilebilir hale gelir. Top echelon, aday yerleştirme oranlarını artırmanın yanı sıra, split-placement ağı aracılığıyla firmalar arası işbirliğini de teşvik eder.
Top Echelon İnsan Kaynaklarında Ne İşe Yarar?
Aday ve Müşteri Yönetiminin Entegre Edilmesi
Top echelon, insan kaynaklarında en sık karşılaşılan zorluklardan biri olan aday ve müşteri bilgilerinin dağınık tutulması sorununa çözüm sunar. Platform, tüm adayların; özgeçmiş, iletişim ve başvuru geçmişi gibi verilerini tek ekran üzerinden yönetilmesini sağlar. Aynı şekilde müşterilerle ilgili güncel bilgilere kolayca erişildiğinde, işe alım uzmanları ilişkilerini daha etkin şekilde sürdürebilir.
- Başvuran adayların başvuru formları otomatik olarak çekilir ve kategori/kriterlere göre ayrıştırılır.
- Müşteri kayıtları, iletişim geçmişi, iş talepleri ve ilerleyen süreçler kolaylıkla tek yerden takip edilir.
Bu entegre yapı, hem aday hem de müşteri tarafında süreklilik ve doğruluk sağlar. Özellikle referans kontrolleri, geçmiş iletişimler ve yerleştirme başarı oranı gibi veriler platformda arşivlenir. İşe alım departmanı veya agent, “Recruiterflow nedir, nasıl kullanılır?” yazısında açıklanan benzer işlevlerle iş süreçlerini analiz edebilir.
Otomasyon ve Yapay Zekâ Destekli Süreçler
Top echelon, işlemleri minimize edip hata oranını düşüren otomasyon özellikleriyle öne çıkar. E-posta ile özgeçmiş alma, toplu özgeçmiş yükleme, başvuru ve müşteri listesini dışa/içe aktarma gibi işlemler platform üzerinden otomatiktir. Ayrıca sistemde:
- Hot listlerle yüksek öncelikli aday veya müşteri grupları kolayca oluşturulur.
- AI tabanlı şablonlar ve otomatik iletişim tetikleyicileri süreçte verimlilik sağlar.
- Otomatik hatırlatma ve takvim entegrasyonu ile görüşmeler, mülakatlar veya takipler atlanmaz.
Bu otomasyonlar, iş akışını hızlandırırken insan kaynaklarının asıl odak noktası olan aday ve müşteri ilişkilerine daha çok zaman ayırmasını sağlar.
Top Echelon Nasıl Kullanılır?
Kurulum ve Kişiselleştirme Adımları
Top echelon kullanımına başlamak oldukça pratiktir. Aşağıda, platformun kurulumu ve temel kişiselleştirme adımlarını bulabilirsiniz:
- Platforma kayıt işlemi tamamlanır ve ücretsiz 30 günlük deneme başlatılır.
- Sisteme mevcut aday-müşteri verileri otomatik ya da manuel olarak yüklenir.
- Hot list ve kategori bölümleri ile süreçler optimize edilir; süreç özelinde yeni alanlar, formlar ve otomasyonlar eklenebilir.
- CRM ve ATS modülleri birlikte veya ayrı ayrı kullanılabilir; iş akışı gereksinimlerine göre özelleştirme yapılır.
- Kullanıcılar, sistemin video eğitimlerinden ve dökümantasyonundan yararlanarak detaylara hâkim olur.
Tüm süreçte teknik destek ve kullanıcı eğitimi ücretsiz olarak sağlanır. Eğitim oturumları, video ve yazılı kaynakların yanı sıra, geçmiş eğitim oturumlarının arşivlerine ulaşmak mümkündür. Bu destek altyapısı sayesinde, kullanıcılar sadece kısa bir sürede top echelon’un tüm avantajlarından maksimum düzeyde yararlanmaya başlarlar.
Aday Takibi, Müşteri Yönetimi ve Split-Placement İşbirliği
Platformda adayların ve müşterilerin tüm aktiviteleri kayda geçirilir ve yönetimi oldukça kolaydır. Aşağıdaki işlevler süreci daha şeffaf ve ölçülebilir kılar:
- Özgeçmiş, görüşme ve işe yerleştirme aktiviteleri kronolojik olarak kayıtlara alınır.
- Her müşteri ve aday özelinde iletişim geçmişi izlenebilir.
- Split-placement network iş birliği modülüyle birden fazla ajans aynı platformda aday paylaşımı ve ortak yerleştirme yapabilir.
- Kullanıcılar, e-posta entegrasyonu ile sistemden ayrılmadan iletişim kurabilir; bildirim ve takvim özellikleri ile tüm etkinlikleri yönetebilir.
- Rapor ve analiz araçlarıyla performans, başarı oranları ve aday-müşteri memnuniyeti ölçülebilir.
Bu yapı, özellikle küçük ve orta ölçekli firmalar için profesyonel düzeyde bir insan kaynakları yönetimi deneyimi sunar. Platformun split-placement özelliği özellikle işbirliği arayışında olan ajanslar için sektörde büyük bir avantaj oluşturur.
Top Echelon Hangi Şirketlere Uygun?
Küçük ve Orta Ölçekli Personel Firmaları
Top echelon, başta işe alım firmaları ve küçük portföylü ajanslar olmak üzere, insan kaynağını yöneten farklı büyüklükteki organizasyonlar için uygundur. Özellikle;
- Küçük ve orta ölçekli ajanslar
- Executive search ve danışmanlık şirketleri
- Geçici personel (temp staffing) sağlayıcıları
- Sözleşmeli veya freelance işlerle çalışan ajanslar
- Küçük start-up’lar, hızlı büyüyen insan kaynağına ihtiyaç duyan firmalar
Platformun kullanıcı dostu arayüzü ve hızlı eğitim altyapısıyla, tecrübe seviyesi fark etmeksizin tüm çalışanlar kısa sürede sisteme adapte olabilir.
Büyük Ajanslar ve Yüksek Hacimli Personel İhtiyaçları
Daha geniş kapsamlı, müşteri portföyü büyük olan staffing ajansları veya holding yapısında çalışan insan kaynakları departmanları da top echelon’dan fayda görebilir. Modüler yapısı sayesinde şirket büyüdükçe platform kolayca ölçeklenebilir ve farklı departmanlar arası veri bütünlüğü korunur.
Çoklu lokasyon desteği ve bulut tabanlı mimari, uzaktan çalışan veya birden çok ülkede faaliyet yürüten işe alım ekipleri için verimli bir yönetim aracı sunar. Özellikle sektör bazında, “Bullhorn ATS & CRM nedir, nasıl kullanılır?” gibi platformlara benzer biçimde, yüksek hacimli insan kaynağı yönetimi gerektiren ajanslarda, top echelon güçlü bir alternatif olarak öne çıkar.
Top Echelon Kullanmanın Avantajları
Verimlilik, Otomasyon ve Zaman Tasarrufu
Top echelon kullanıcılarına sağlanan başlıca avantajlar aşağıdaki şekildedir:
- Tam entegre ATS + CRM: Tüm başvuru ve müşteri yönetimini tek platformda toplar.
- Otomasyonlarla iş yükünü azalır: Otomatik süreçler sayesinde tekrar eden işler minimuma iner, çalışanlar daha stratejik görevlere odaklanır.
- Split-placement ağıyla işbirliği: Başka ajanslarla aday paylaşımı ve ortak yerleştirme fırsatı sunarak firmalar arasındaki rekabetin iş birliğine dönüşmesini sağlar.
- Kapsamlı raporlama ve analiz: Performans ölçümü, aday memnuniyeti ve takip süreçleri düzenli raporlarla desteklenir.
- Kolay öğrenme ve güçlü destek: Hem yeni başlayan hem de deneyimli kullanıcılara yönelik kapsamlı eğitim materyalleri mevcuttur.
Bunların yanı sıra, özgeçmiş toplama, iş ilanı yayını, otomatik e-posta ve bildirim entegrasyonları ile tüm iş akışı dijitalleşir ve hatasız yürütülür.
Kapsamlı Eğitim ve Müşteri Desteği
Platform, kurulumdan başlayarak kullanıcıya sürekli destek verir. Video eğitimleri, canlı demolar, web seminerleri ve bire bir destek hizmetleri sayesinde, soru ve taleplere hızlı çözüm sağlanır. Kullanıcılar teknik sorunları veya kullanım önerileriyle ilgili doğrudan profesyonel destek ekibine ulaşabilirler. Ayrıca geçmiş eğitim kayıtları ile de platformdaki tüm yeniliklere veya fonksiyonlara zaman bağımsız olarak erişmek mümkündür.
- Haftalık webinarlar ile kullanıcı deneyimi ve verimlilik artışı sağlanır.
- Platform güncellemeleri ve eklenen yeni özellikler hakkında toplu bilgilendirme yapılır.
Top Echelon Kullanmanın Dezavantajları
Platforma Bağımlılık ve Yatırım Maliyetleri
Top echelon’un çok yönlü yapısı bazı dezavantajları da beraberinde getirebilir:
- Tek bir yazılıma bağımlı kalınması durumunda, olası teknik aksaklık veya veri kesintilerinde tüm iş akışının aksaması riski mevcuttur.
- Platformun kullanıcı başı fiyatlandırma modeli, küçük gruplar için avantajlı olabilse de, geniş ekipler için toplam maliyet yükselebilir.
- Veri aktarımı ve adaptasyon süreçlerinde, farklı yazılımlar kullanan firmalarda geçiş sürecinde ekstra efor gerekebilir.
Öğrenme Eğrisi ve Özelleştirme İhtiyacı
Top echelon’un gelişmiş otomasyon ve CRM modüllerinin verimli kullanılabilmesi için kullanıcılar detaylı eğitim almak zorunda kalabilir. Özellikle
- Kapsamlı rapor ve otomasyon kurulumlarında yeni başlayanlar için başlangıçta karmaşık gelebilecek alanlar bulunabilir.
- İş akışına uygun özelleştirme yapılmadığında, sistemin potansiyeli tam anlamıyla kullanılamaz.
- Kimi satış fonksiyonlarının tam optimize edilmemiş olması, CRM yoğun çalışan şirketlerde beklentiyle örtüşmeyebilir.
Sonuç olarak, top echelon kullanıcıları yazılımın potansiyelini tam olarak görebilmek için başlangıçta ekstra gün veya hafta ayırmak zorunda kalabilir.
