E-defter nedir sorusu, ciro hasılatı 4 milyon TL ve üzerinde olan tüm işletmelerin karşılaştığı önemli bir konudur. Yasal zorunluluklar gereği tutulması gereken yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik dosya şeklinde hazırlanarak kaydedilmesi prosedürüne dayanan bu sistem, 1 Ocak 2024 tarihi itibariyle belirli işletmeler için zorunlu hale gelmiştir.
E-defter nedir ne işe yarar sorusuna gelirsek, bu uygulama işletmelere kağıt kullanımını ortadan kaldırarak çevre dostu bir süreç sunar. Ayrıca, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince yasal olarak tutulması zorunlu defterlerin elektronik ortamda muhafaza edilmesini sağlar. E-defter nasıl tutulur konusuna gelince, edefter.gov.tr’de belirtilen format ve standartlara uygun şekilde aylık dönemlerde hazırlanmalı ve bu kayıtlar arşivlenmelidir. E-defter beratı nedir diye merak edenler için, bu beratlar her ayın belirli günlerinde elektronik ortamda hazırlanması gereken ve yasal süreçleri tamamlayan önemli belgelerdir.
Bu makalede, işletmenizi e-defter sistemine geçirmenin adım adım yöntemlerini, e-defter tutma süreçlerini ve berat işlemlerinin nasıl yürütüleceğini detaylı olarak inceleyeceğiz. Böylece dijital dönüşüm sürecinde işletmeniz için gerekli tüm bilgilere sahip olacaksınız.
E-Defter Nedir ve Şirketler İçin Ne İşe Yarar?
Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik dosya biçiminde hazırlanması, e-Defter olarak adlandırılır. Bu uygulama, belgelerin bastırılmaksızın kaydedilmesini, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasını sağlar.
E-Defter, standart bir xml formatında hazırlanan kayıtlarla çalışan bir sistemdir. Bu sistemde mali mühür veya elektronik imza kullanılarak oluşturulan beratlar GİB’e gönderilir. Böylece veri bütünlüğü koruma altına alınmış olur.
E-Defter kullanımının işletmelere sunduğu avantajlar oldukça fazladır. Öncelikle, dijital ortamda saklanan defterler sayesinde fiziksel arşivleme yükü tamamen ortadan kalkar. İşletmeler kağıt, mürekkep ve noter tasdik masraflarından kurtularak önemli maliyet tasarrufu sağlar. Ayrıca, e-Defter yevmiye defteri ve büyük defter hazırlamak için harcanan zamanı minimum seviyeye indirerek personel verimliliğini artırır.
Çevresel açıdan bakıldığında, e-Defter kağıt tüketiminin azalmasına katkıda bulunarak sera gazı emisyonlarının düşmesine ve enerji tasarrufuna doğrudan etki eder. Bu sayede işletmeler yeşil dönüşüm sürecine katkıda bulunurken, gelecek nesillere daha yaşanabilir bir dünya bırakmak için önemli bir adım atmış olurlar.
E-Defter, manuel işlemlerden kaynaklanan hataları en aza indirirken, aynı zamanda denetim ve muhasebe süreçlerinin hızlandırılması sayesinde zaman maliyetlerini de düşürmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya konan e-Defter sistemi, firmaların sadece defter tutma işlemlerini değil, arşivleme sürecini de elektronik ortama taşır.
Tüm bu avantajların yanında, 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükelleflerin tamamı, hiçbir limite bağlı olmaksızın e-Defter kullanmak zorunda olacaklar. Ayrıca, bu tarihten sonra yevmiye ve büyük defter için noter onay zorunluluğu tamamen ortadan kalkacaktır.
E-Deftere Geçiş İçin Gerekli Adımlar
E-Deftere geçiş süreci, belirli adımların titizlikle uygulanmasını gerektiren teknik bir süreçtir. Şirketinizi dijital defterlere hazırlamak için izlemeniz gereken bu yol haritası basit ancak önemli aşamalardan oluşur.
İlk olarak, mali mühür veya elektronik imza temin etmelisiniz. Tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler ise elektronik imza veya mali mühür kullanabilirler. Bu elektronik sertifikalar, e-defter belgelerinizin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alır. E-Fatura için aldığınız mali mührü e-Defter için de kullanabilirsiniz.
İkinci önemli adım, uyumlu yazılım seçimidir. Başkanlıkça onaylanmış e-defter uyumlu bir yazılım edinmeniz gerekmektedir. Bu yazılımlar, edefter.gov.tr adresinde yayımlanan format ve standartlara uygun defterler oluşturabilmelidir.
Ardından, www.edefter.gov.tr adresinden veya Dijital Vergi Dairesi üzerinden başvuru yapabilirsiniz. Elektronik başvuru için mali mühür veya elektronik imza ile giriş yaparak formu doldurmanız gerekir. Alternatif olarak, Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifrenizle de başvurabilirsiniz.
Başvuru formunda şirket bilgileri, irtibat kişisi bilgileri ve kullanacağınız yazılım bilgilerini eksiksiz doldurmalısınız. Başvurunuz onaylandıktan sonra, formda belirtilen e-posta adresinize başvuru evrakı ve bilgilendirme mesajı gönderilecektir.
E-Deftere dahil olduktan sonra, edefter.gov.tr adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak aylık dönemler itibarıyla defterlerinizi oluşturmalısınız. Oluşturduğunuz defterleri, mali mühür veya NES ile imzalayarak ilgili ayın beratını almalısınız.
İsterseniz muvafakatname vererek özel entegratörlerin, yazılım firmalarının veya 3568 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde yetki verilen meslek mensuplarının mali mührü ile defterlerinizi imzalatabilir ve Başkanlık sistemlerine yüklemelerini sağlayabilirsiniz.
E-Deftere geçişle birlikte kağıt ortamında defter tutamazsınız; eski defterlerinize bir ay içinde kapanış tasdiki yaptırmanız gerekmektedir. Beratların alınması açılış ve kapanış onayı yerine geçerek noter tasdikine olan ihtiyacı ortadan kaldırır.
E-Defter Nasıl Tutulur ve Berat Süreci Nasıl İşler?
E-Defter sistemine dahil olan mükellefler için asıl zorluk, defterlerin oluşturulması ve beratların zamanında alınması sürecidir. Başarılı bir e-defter yönetimi için detaylı kurallara uymak gerekir.
E-Defter uygulamasına dahil olduktan sonra, edefter.gov.tr adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak defterlerinizi aylık dönemler halinde oluşturmalısınız. Kağıt ortamında tutulan defterler kesinlikle geçersiz kabul edilir ve hiç tutulmamış sayılır. Bunun yanında, Vergi Usul Kanununun 219. maddesinde belirtilen muhasebe fişlerinin, e-defter kayıtları ile birlikte muhafaza edilmesi ve talep edildiğinde ibraz edilmesi zorunludur.
E-Defter beratı, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan defterlerin geçerlilik kazanması için gerekli elektronik belgedir. Beratlar, defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile imzalanarak GİB’e iletilir.
Berat sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer. Böylece noter tasdik maliyetlerinden tamamen kurtulmuş olursunuz.
Berat dosyalarının yükleme süreleri şu şekilde düzenlenmiştir:
- Gelir vergisi mükellefleri için: İlgili ayı takip eden üçüncü ayın 10. günü sonuna kadar
- Kurumlar vergisi mükellefleri için: İlgili ayı takip eden üçüncü ayın 14. günü sonuna kadar
Ayrıca, mükellefler tercihlerini bildirerek geçici vergi dönemleri bazında yükleme yapabilirler. Herhangi bir kesinti veya sistem arızası durumunda, beratlar NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak imzalanır ve sorun çözüldüğünde tekrar Başkanlık onayına sunulur.
E-Defter ve berat dosyalarının muhafazası mükellefin asli sorumluluğundadır. Bununla birlikte, dosyaların ikincil kopyaları, GİB’den izin almış özel entegratörlerin sistemlerinde veya Başkanlığın sistemlerinde en az 10 yıl süreyle saklanmak zorundadır.
Özetle, e-defter sürecinin doğru yönetilmesi, yasal yükümlülüklerin zamanında yerine getirilmesi ve olası denetimlere hazırlıklı olunması açısından kritik öneme sahiptir.
Sonuç olarak, e-Defter uygulaması Türkiye’deki işletmeler için basit bir dijital dönüşümden çok daha fazlasını ifade etmektedir. Bu sistem, işletmelere zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken aynı zamanda çevreye olan katkısıyla da öne çıkmaktadır. Özellikle, 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren bilanço esasına göre defter tutan tüm mükelleflerin e-Defter kullanmak zorunda olacağı düşünüldüğünde, bu geçişi şimdiden planlamak büyük önem taşır.
E-Defter sistemine geçiş sürecinde mali mühür veya elektronik imza temini, uyumlu yazılım seçimi ve başvuru işlemlerinin doğru şekilde yürütülmesi gerekmektedir. Bununla birlikte, defterlerin aylık olarak oluşturulması ve beratların zamanında alınması, yasal yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesi açısından kritik öneme sahiptir. Ayrıca, e-Defter ve berat dosyalarının en az 10 yıl süreyle muhafaza edilmesi zorunluluğu bulunduğunu unutmamak gerekir.
Şüphesiz, dijital dönüşümün bu önemli adımı başlangıçta bazı zorluklar içerebilir. Fakat uzun vadede sağlayacağı faydalar düşünüldüğünde, işletmelerin bu sürece adapte olması kaçınılmazdır. Dolayısıyla, işletme sahipleri ve muhasebe departmanlarının e-Defter konusunda kendilerini geliştirmeleri ve gerekli hazırlıkları tamamlamaları şiddetle tavsiye edilir.
Neticede, e-Defter sistemi ile kağıt israfının önüne geçilmekte, noter masrafları ortadan kalkmakta ve işletmelerin denetim süreçleri daha şeffaf hale gelmektedir. Bu sayede hem işletmeler hem de devlet kurumları için daha verimli ve güvenilir bir mali sistem oluşmaktadır. E-Deftere geçiş, dijitalleşen dünyada işletmenizin rekabet gücünü artıran ve yasal uyumluluğunu garantileyen akıllı bir stratejik hamle olacaktır.
