Yeni açılan ve hali hazırda var olan firmaların e-imza ve mali mühür kullanımı oldukça yaygınlaşmış hatta bir zorunluluk haline gelmiştir. Günümüzde teknoloji ve internet hayatımızın her alanında bizlere kolaylık sağlamaktadır. Bu alanların arasında ticaret de ilk sıralarda karşımıza çıkmakta. E-imza ve mali mühür temelinde firmaların gizlilik ve güvenliğini baz almaktadır. İki kavram da birbirine oldukça benzer olmalarına rağmen aralarında ve kullanım alanlarında belli farklar vardır.
E-İmza Nedir?
E-imza elektronik ortamlarda kimlik teyidi için kullanılır. Mali mühürden farklı olarak, elektronik imza sadece şahıslara verilmektedir. Elektronik ortamlarda gerçekleştirilen işlemlerde kullanılan e-imza şahısların ıslak imzası yerine geçmektedir. Islak imza ile aynı hukuki geçerlilik taşıyan elektronik imza, elektronik ortamda gerçekleştirilen işlemlerin geçerliliği için inkar edilemezlik özelliği taşır. Bunun yanında emlak alım satım, veraset, evlilik gibi işlemlerde söz konusu imza kullanılamamaktadır. Bu işlemler için, bireysel müracaat ve ıslak imza gerekmektedir. E-imza SGK uygulamaları, ÖSS, KPSS, pasaport başvuruları, internet bankacılığı, sigortacılık işlemleri, kurumlar arası iletişim, sağlık uygulamaları, vergi ödemeleri gibi alanlarda rahatlıkla kullanılabilmektedir. Elektronik ortamlarda kimlik beyanı olarak kullanılan e-imza, kişiye özel bir veridir ve sadece gerçek kişiler tarafından edilebilmektedir.
E-İmza Nasıl Kullanılır?
E-İmza size bir kart üzerinden gönderilir. elektronik imzanızı kullanabilmek için öncelikle, kart sürücünüze gerekli yazılımı kurmanız gerekmektedir. Bunun için de kullandığınız bilgisayardaki Windows sürümünün 32 bit veya 64 bit olması gerekmektedir. Eğer bilgisayarınızda macOS işletim sistemi mevcut ise, kurulum için yardım aldığınız kurum ile iletişime geçmeniz gerekmektedir. Ardından e-imza nın kullanılması için gerekli olan sürücü ve programları bilgisayarınıza kurmanız gerekmektedir. E-imza ile birlikte gönderilen kılavuz ve medya araçları bu süreçte size oldukça yardımcı olacaktır.
Mali Mühür Nedir?
Mali mührü elektronik imzanın kurumsal çeşidi olarak tanımlayabilmek mümkündür. Kurumsal kaşenin elektronik ortamlarda kullanılan halidir. Mali mühür elektronik ortamda gönderilen ve işlenen belgelerin; kaynağı, içeri ve gönderilip saklanması konularında gizlilik ve güvenlik sağlamaktadır. TUBİTAK tarafından hazırlanan mühür, bir usb görünümündedir. E-fatura ve e-arşiv gibi uygulamaları kullanmaya başlamak isteyen tüm firmaların mühür edinme zorunluluğu vardır. Kamu sertifikasyon merkezine yapılan başvurunun ardından ortalama 7 gün içinde mühür elinize ulaşmaktadır. Mali mühür firmaların yetkilileri tarafından kullanılır ve 3 senede bir yenilenmesi gerekmektedir. Firmanızın unvanının değişmesi halinde, mali mühür de geçerliliğini yitirecektir. Böyle bir durumda yeni bir kaşe çıkartılması gerekmektedir.
Mali Mühür Kurulumu Nasıl Yapılır?
Mali mühür zarfı ile birlikte gelen Akis sim kartı USB belleğe takılmalıdır. Ardından gerekli uygulamaların bilgisayara kurulması gerekmektedir. Tübitak ve Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin sitesinden uygun sürücülerin yüklenmesi gerekmektedir. Kart Okuyucu ve Akis Kart sürücülerini ayrı ayrı kurulması gerekmektedir. Son olarak Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin sitesinden pin alındıktan sonra mühür kullanıma hazır olmaktadır.
E-İmza ve Mali Mühür Arasındaki Farklar Nelerdir?
Mali mühür, basit tabirle elektronik kaşe işlevi görmektedir. Firmalar tarafından kullanılan mali mühür, her ne kadar elektronik imza gibi düşünülse de farklı alanlarda kullanıldığından birbirleri yerine kullanılamamaktadır. E-imza şahısları temsil ederken, mali mühür kurumların kullandığı bir mühürdür. Bu kurumsal kimlik ikisini birbirinden ayırmaktadır. Eğer söz konusu bir şahıs şirketi ise elektronik imza mali mühür yerine, e-fatura ve e-arşivde kullanılabilmektedir. Mühür, elektronik fatura başvuru aşamasında firmanızı sisteme tanımlamak amacıyla kullanılmaktadır. Bu şekilde kurumunuzun bilgileri doğrulanmış olur.
Elektronik imzanın Avantajları
Hızlı ve Kolay İşlem
Elektronik imza elektronik ortamlarda hızlı ve kolay işlem yapmayı sağlar. İşlemlerin dijital olarak gerçekleştirilmesi, kağıt kullanımını ortadan kaldırır ve süreçleri hızlandırır. Belgelerin imzalanması ve paylaşılması daha kolay ve zaman açısından verimli hale gelir.
Kağıt ve Maliyet Tasarrufu
Elektronik imza kullanımı, kağıt kullanımını azaltır ve firmalara maliyet tasarrufu sağlar. İşlemlerin dijital ortamda yapılması, yazıcı, kağıt ve posta gibi masrafları ortadan kaldırır. Aynı zamanda dosya saklama ve arşivleme süreçlerini dijitalleştirerek alan tasarrufu sağlar.
Güvenlik ve Hukuki Geçerlilik
Elektronik imza, hukuki açıdan ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliği taşır. İmzalanan belgelerin üzerinde değişiklik yapılamaz ve imzanın sahte olduğunu ispatlamak zordur. Bu da işlemlerin güvenli ve hukuki olarak geçerli olmasını sağlar.
