2020 yılında yaşanan pandemi, hayatın her alanında olduğu gibi çalışma düzeninde de köklü dönüşümlere yol açmıştır. Hibrit çalışma, pandemi sonrasında sıklıkla benimsenen iş modellerinden biri olarak karşımıza çıkar. Bu çalışma modeli, hem personel hem de şirket açısından çeşitli avantajlara sahiptir. Sizin için hazırladığımız bu yazıya göz atarak söz konusu iş modeli hakkında kapsamlı bilgi edinebilirsiniz.
Hibrit Çalışma Modeli Nedir?
Geleneksel çalışma modelinde personel mesainin tamamını fiziksel olarak ofis ortamında geçirir. Remote iş modelinde ise işin tamamı uzaktan bağlantıyla yapılır. Hibrit çalışma modeli, bu iki mesai sisteminin kombinasyonudur. Söz konusu mesai biçiminde çalışan haftanın belirli günlerinde ofiste bulunurken diğer günlerde uzaktan bağlanarak çalışır. Hibrit model; iş yaşam dengesi, verimlilik ve tasarruf sağladığı için birçok şirket tarafından tercih edilir.
Hibrit Çalışma Modelleri Nelerdir?
Hibrit çalışma sisteminde sıklıkla tercih edilen modeller şunlardır;
Uzaktan Çalışma Öncelikli
Uzaktan çalışma öncelikli iş modelinde personel, mesai süresinin çoğunda evinde veya uzaktan bağlantı kurabileceği başka bir yerde olur. Çalışanın ofiste olmadığı zamanlarda işler internet üzerinden bağlantı kurularak yapılır. Remote çalışmada sıklıkla tercih edilen yönetim, depolama ve zaman yönetimi sistemleri bu modelde de tercih edilir. Söz konusu çalışma biçiminde çalışanlar haftanın belirli günlerinde fiziksel olarak bir araya gelir. Diğer yandan, iletişim genellikle dijital platformlar ve çevrimiçi toplantı araçları üzerinden sağlanır.
Esnek Model
Mesai biçiminin çoğunlukla çalışanların inisiyatifine bırakıldığı hibrit çalışma yöntemi esnek model olarak tanımlanır. Bu modelde çalışanlar ofiste ve evde olacakları zamanı kişisel ihtiyaçlarına göre belirler. Ofis, haftanın her günü çalışanlara açık olur ve personel istediği zaman buradaki olanakları kullanabilir. Toplantılar, işbirlikleri ve stratejik görüşmeler, ofiste yapılabileceği gibi çevrimiçi platformlar üzerinden de gerçekleştirilebilir.
Ofis Merkezli Model
Ofis merkezli model, adından da anlaşılacağı gibi çalışanların genel olarak iş yerinde bulunduğu bir çalışma biçimidir. Bu sistemde, belirli günlerde uzaktan çalışma seçeneği olabilir ancak ofiste olmak önceliklidir. Toplantılar, işbirlikleri ve önemli görüşmeler genel olarak yüz yüze yapılır. Ofis merkezli hibrit çalışma sistemi yaratıcılığı ve inovasyonu teşvik ettiği için genellikle tercih edilir. Söz konusu iş modelinde, teknolojik alt yapı ofis süreçlerini önceleyecek biçimde belirlenir.
Hibrit Çalışma Modelinin Avantajları Nelerdir?
Ofis mesaisi ile uzaktan çalışmayı bir araya getiren hibrit modelin pek çok avantajı vardır. Bu avantajlardan bazıları şunlardır.
Verimlilik Artışı
Hibrit çalışma sisteminin en büyük avantajlarından biri, uzaktan ve ofis içi mesai arasında bir denge sağlamasıdır. Bu model, çalışanın esnek bir biçimde hareket etmesini sağlar. Personel, istediği zaman evden çalışmanın özgürlüğünü deneyimlerken ihtiyaç duyduğunda ofis olanaklarını kullanabilir. Böyle bir durumda verimlilik doğal olarak artar.
Yirmi birinci yüzyılda, özellikle 2010’lu yıllarda çalışma trendlerinin büyük ölçüde değiştiğini söylemek gerekir. Esneklik ve dengeli çalışma, farklı sektörlerde faaliyet gösteren profesyonellerin talepleri arasında önemli bir yer tutar. Hibrit çalışma, personelin motive olmasını ve yaptığı işe daha sıkı sarılmasını sağlar. Bu sayede verimlilik konusunda büyük bir artış söz konusu olur.
İş Yaşam Dengesi
İş yaşam dengesi, personel sağlığı ve iş verimi açısından önemli bir unsurdur. Esnek mesaiye dayalı hibrit çalışma modeli bu dengenin etkin bir biçimde kurulmasını sağlar. Bu mesai biçiminde çalışanlar sürekli olarak uzun yolculuklar yapmak zorunda kalmadan ve trafiğe maruz kalmadan daha fazla zaman kazanır. Diğer yandan, bazı günlerde ofiste bulunma gerekliliğinin olması personeli sürekli evde olmanın tekdüzeliğinden kurtarır.
Şirket Kültürü
Her şirketin kendine özgü bir kültürü vardır. Çalışma biçimi, bu kültürü belirleyen önemli unsurlardan biridir. Personelin zaman yönetimi konusunda esnek ve özgür olduğu bir şirkette iş kültürünün gelişmesi kaçınılmazdır. Ofiste ve uzaktan mesaiyi dengeli bir biçimde kullanan hibrit çalışma modelinde personelin sadakati artar ve kadro istikrarlı hâle gelir. Bu sayede işbirliği ve bilgi paylaşımını artırarak kalıcı bir kültür oluşturmak mümkün olur.
Azalan Maliyetler
Ofisin sürekli aktif olarak kullanılması çeşitli maliyetleri doğurur. Böyle bir durumda ekipman kullanımının yanı sıra enerji tüketim masrafları da sürekli olarak artar. İş alanının periyodik ve aralıklı olarak kullanılması söz konusu maliyetleri azaltır. Örnek olarak; çalışanların ofiste olmadığı günlerde elektrik tüketimi azalacağı için masraflar doğal olarak düşer. Bu çalışma modeli sayesinde harcamalarınızı azaltarak kârlılığınızı artırabilirsiniz.
Verimli Bir Hibrit İş Modeli Uygulamak İçin Ne Gerekir?
McKinsey tarafından yapılan bir araştırma, hibrit çalışma modelinin doğru bir biçimde uygulanmasının önemini ortaya koyuyor. Bu araştırmaya göre, söz konusu işleyiş gereken biçimde planlanmadığında verimlilikte ve personel memnuniyetinde azalmaya sebep olabiliyor. Aşağıdaki tavsiyeleri uygulayarak ofisi ve uzaktan çalışmayı dengeli bir biçimde kullanacağınız bir iş modeli oluşturabilirsiniz.
Uzaktan Erişim İçin Altyapı Sağlayın
Çalışanların ofiste bulunmadığı zamanlarda işlerin sürekliliğini sağlamanın yolu uzaktan erişim için gereken altyapıyı sağlamaktan geçer. Personelinize gereken bilgisayarları ve diğer cihazları sağlayarak erişimi kolaylaştırabilirsiniz. Diğer yandan, VPN yazılımları ve benzeri programlarla internet bağlantısını güvenli hâle getirebilirsiniz. Bu sayede hibrit çalışma sisteminde çalışanlarınızın işlerini sorunsuz bir biçimde takip etmelerini sağlayabilirsiniz.
Proje Tabanlı Yaklaşımı Benimseyin
İş akışını projelere göre organize ederek hibrit çalışmayı daha etkili hâle getirebilirsiniz. Her proje için ayrı hedefler, görevler ve teslim tarihi belirleyerek böyle bir yaklaşım benimsemek mümkündür. Zaman yönetimi ve proje organizasyonu için özel geliştirilen yazılımları kullanarak çalışanlarınızın hedefleri yerine getirip getirmediklerini kontrol edebilirsiniz. Bu sayede işlerin sorunsuz bir biçimde yapılmasını sağlayabilirsiniz.
Proje tabanlı yaklaşımın bir diğer avantajı da kurum içi iletişimin gelişmesine katkı sunmasıdır. Hedefleri ve yaklaşım yöntemleri belirli bir projede çalışmak personelin iletişimini kolaylaştırır. Böyle bir yaklaşım benimseyerek çalışanlarınızın sorun çözmek ve değer üretmek için birlikte hareket etmelerini sağlayabilirsiniz. Proje odaklı planlama, özellikle personelin fiziksel olarak bir arada bulunmadığı uzaktan çalışma dönemlerinde ekip ruhunun gelişmesine yardımcı olur.
Hedef Odaklı Performans Değerlendirmesi Yapın
Çalışanlarınızın performansını hedeflerine ne ölçüde ulaştıklarını gözeterek değerlendirebilirsiniz. Bu değerlendirmeler işin yapılmasını ve kontrolünü kolaylaştırır. Hedeflerin yerine getirilmesine ilişkin geri bildirimler, revizyonlar ve yorumlar da işin mümkün olan en iyi biçimde yapılmasını sağlar. Trello gibi iş yönetim yazılımlarını kullanarak iş hedeflerini belirleyebilir ve etkin bir performans değerlendirmesi yapabilirsiniz.
Ekip İçi İletişime Önem Verin
Etkili iletişim, hem uzaktan hem de ofis tabanlı çalışanlar arasındaki bağı güçlendirirken iletişim sıklığı, kanalları ve içerikleri belirlemek, tüm çalışanların bilgiye kolay erişimini sağlamaktadır. Ayrıca, şirket içi iletişim araçlarını etkili bir şekilde kullanarak duyuruları ve güncellemeleri iletmek, iş süreçlerinin verimli ilerlemesini sağlarken, açık iletişim kanalları da çalışanların görüşlerini, sorunlarını ve önerilerini paylaşmaları için önemlidir. Haftalık veya aylık düzenlenen toplantılar, ilerlemelerin, hedeflerin ve takım içi bağların güçlendirilmesinin yanı sıra iletişimde yazılı, sözlü ve görsel yöntemleri harmanlayarak farklı öğrenme stillerine uyum sağlamak da gereklidir. Düzenli video konferanslar veya sesli görüşmeler, ekip içi iletişimi teşvik ederken netlik ve şeffaflığın korunması, dedikoduları engeller ve güveni artırır. Çalışanların iletişim becerilerini güçlendirmek için eğitim ve destek sağlamak, etkili iletişimi teşvik ederken iletişim stratejilerini düzenli olarak gözden geçirerek ve iyileştirerek değişen ihtiyaçlara uyum sağlamak da önemlidir.
