Defter kaydı, hem hesap kontrolü hem de resmi beyanname işlemleri açısından önemli bir konudur. İşletme defteri, yasal bir yükümlülük olmanın yanı sıra ekonomik faaliyetlerin izlenmesini kolaylaştıran bir kayıt türüdür. Söz konusu faaliyetlerin belli periyotlarla kaydedildiği bu defter, tüccarların işlerini düzenlemelerini kolaylaştırır. Sizin için hazırladığımız bu içeriği okuyarak bahsedilen kayıt defterleriyle ilgili detaylı bilgi edinebilirsiniz.
İşletme Defteri Nedir?
İkinci sınıf tüccarların ekonomik faaliyetlerini kaydettikleri dokümanlar işletme defteri olarak adlandırılır. Söz konusu kayıtlar, muhasebede basit usule uygun olarak tutulur. Defter türü, tüccarların bulunduğu kategoriye göre değişiklik gösterir. Ekonomik faaliyetler, bu dokümanlara düzenli olarak kaydedilir. Yapılan kayıtlar, resmi beyan işlemlerinde incelenir.
İşletme Defteri Ne İşe Yarar?
İşletme defteri; gelir, gider ve bilanço hesaplarının yapılmasını kolaylaştırır. Özel olarak dizayn edilen bu dokümanlarda farklı kalemlerdeki harcama ve gelirlerin yazılması için bölümler vardır. Ciltli ve sıra numaralı olan defterlerde bütün hesaplar kolaylıkla yapılabilir. Örneğin, karşılıklı sayfaların sol tarafından gider, sağ kısmında ise gelir hesapları yapılır. Bu tasarım, işletmenin mali faaliyetlerini kayıt altına almasını kolaylaştırır.
İşletme Defteri Kanuni Olarak Zorunlu Mudur?
Tüccarların ticari faaliyetlerini kayıt altına almaları kanunen zorunludur. Türk Ticaret Kanununun 66’ıncı maddesinde bu yükümlülük açıkça belirtilir. Söz konusu kanun maddesi şu şekildedir;
“Her tacir, ticari işletmesinin açılışında, taşınmazlarını, alacaklarını, borçlarını, nakit parasının tutarını ve diğer varlıklarını eksiksiz ve doğru bir şekilde gösteren ve varlıkları ile borçlarının değerlerini teker teker belirten bir envanter çıkarır.”
İşletmenin hangi aralıklarla kayıt yapacağı ve beyanname vereceği de kanunda belirtilmiştir. İşletme defteri, Türk Ticaret Kanununun yanı sıra Vergi Usul Kanunu ile de yükümlülük hâline getirilen bir konudur. Bahsi geçen kanunun 177.maddesinde defter tutma hadlerine ilişkin yönergeler yer alır. Dolayısıyla, işletmeler için defter tutulması ve ticari faaliyetlerin kaydedilmesi her şirketin kanunen yükümlü olduğu bir konudur.
İşletme Defteri Nasıl Tutulur?
Ticari faaliyetler deftere ayrı ayrı yapraklar hâlinde kaydedilir. Bu kayıtlar, mürekkepli kalemle ya da bilgisayar ile yazılabilir. Faaliyet kaydı yaparken zamanlama konusuna dikkat etmek gerekir. Finansal ve ticari aktiviteler, 10 gün içinde kaydedilmelidir. Gelir ve gider hesapları, defterde ayrı ayrı belirlenen bölümlere yazılmalıdır.
İşletme defteri tutarken dikkat edilmesi gereken bir diğer konu da noter kaydıdır. Defterin beyan işlemlerinde geçerli sayılması için noter tasdiki zorunludur. Söz konusu doküman, anlaşmalı matbaalardan temin edilebilir.
Borç ve alacak takibi, işletme defterlerine yazılamaz. Bu tür hesaplamalar için yardımcı defter tutmak faydalı olur. Peşin, veresiye, taksitli ve senetli işlemler de bu hususlar dikkate alınmadan toplam tutar olarak kaydedilir. Örneğin; 10.000 TL’lik bir satışın taksitli vade toplamı 12.000 TL ise deftere bu şekilde kaydetmeniz gerekir.
KDV Nasıl Hesaplanır?
KDV hesaplaması, defter tutarken yapılması gereken bir işlemdir. Bu vergi, fatura teslimiyle ortaya çıkar. KDV hesaplaması aşağıdaki formüle göre yapılır.
KDV = Mal ve Hizmet Bedeli x KDV oranı
Örnek: 100 TL’lik bir malın KDV’si %20 ise hesaplama 100 x 0.20 = 20 TL şeklinde yapılır.
KDV, işletme defterinin gelir ve gider kısmına yazılabilir. Ancak bu vergi, gelir ya da gider olarak kabul edilmez. Satış veya satın alım yaparken ödenen KDV tutarı söz konusu kısımlarda ayrıca belirtilmelidir.
Gider Kayıtları Nasıl Yazılır?
Şirketin işlerini sürdürmesi için yapılan harcamalar gider olarak adlandırılır. Aşağıdaki maliyet kalemleri bu şekilde adlandırılabilir:
- İş yeri kirası
- Elektrik, su, telefon, internet gibi fatura bedelleri
- Ürün temin, nakliye, komisyon ve hamaliye masrafları
- Sigorta giderleri
- Personele ödenen maaş, sigorta primleri ve yan haklar
- Sabit kıymetler için ödenen amortisman bedelleri
- Sabit kıymetler için ödenen KDV tutarları
- Tamirat, temizlik vb giderler
Yukarıdakilere ek olarak, işletmenin ticari aktivitesini ilgilendiren bütün harcamalar gider kapsamında yer alır. Söz konusu maliyetler, defterin gider satırlarına kaydedilir. Önceki yıldan devreden maliyetler varsa bunlar sayfanın toplam satırına yazılabilir.
Gelir Kayıtları Nasıl Yazılır?
İşletme defterinin sağ kısmında gelirler yer alır. Şirketin kazançları burada gösterilir. İşletmeye ticari faaliyetler sonucunda gelen paralar, tarih ve işlem sırasına göre kaydedilmelidir. Söz konusu bölümde bulunan sütunlar şunlardır:
- Sayfa numarası
- Nakli Yekûn (Bir önceki gelir sayfasından kalan işlemler için)
- Tarih kısmı
- Belge numarası
- Satışın kime yapıldığına dair açıklama kısmı
- Gelir tutarı
- Satışı yapılan malın bedeli
- Diğer gelirler
- Mal bedeli toplamı
- Genel toplam satırı
Faaliyetlerin sorunsuz bir biçimde kaydedilmesi için yukarıdaki tüm satırların eksiksiz doldurulması gerekir. Satıştan sonra elde edilen makbuz ve dekontlar da defterin ilgili sayfasına yerleştirilebilir. Bu sayede kayıtları kontrol etmek daha kolay olabilir.
İşletme Defterinde Dönem Sonu İşlemleri Nasıl Yapılır
Mal alım satımıyla uğraşan ikinci sınıf şirket sahipleri, yıl sonunda envanter kaydı yapmakla yükümlüdür. İşletme envanterinde bulunan mallar, maliyet ve fiyatları baz alınarak değerlendirilir. Dönem sonu mal mevcudu ise bir sonraki yılın dönem başı kaydını gösterir. Yıl sonu işlemlerinde yer alan unsurlar şunlardır:
Envanter
İşletmenin elinde bulunan ekonomik değerlerin tamamı envanter olarak tanımlanır. Şirketin sahibi olduğu para, mal, demirbaş, taşıt, arsa, bina gibi değerler bu kategoride yer alır. Söz konusu unsurlar; türüne göre ölçerek değerlendirilir ve işletme defterine kaydedilir. Örneğin; şirketin elinde bulunan arsalar yüzölçümleri hesaplanarak ve bun göre değer çıkarılarak belgelenir. Bu ölçümlerde Vergi Usul Kanunu’na uyulması zorunludur.
Amortisman
Gayrimenkul, tesisat gibi taşınması mümkün olmayan ve yıpranma payı olan değerler amortisman olarak tanımlanır. Bu tür unsurların bedelleri deftere kaydedilmez. Defterde sadece basit usulde amortismanlara yer verilir. Söz konusu envanterin tanımlanması için gereken koşullar şunlardır:
- Bir yıldan fazla kullanılabilir olması
- Yıpranma, aşınma gibi etkilerle kıymetten düşme ihtimali olması
- Değerleme yapılan günde şirkete ait olup kullanıma hazır olması
Amortismanların bedelleri deftere kaydedilmez. Bunlar için yapılan harcamalar için ödenen KDV bedellerinin yazılması ise zorunludur. Diğer yandan, şirkete ait olan bütün amortismanlar defterde yer almalıdır.
Kimler İşletme Defteri Tutar?
Vergi Usul Kanunu’nun 177 ve 178’inci maddeleri işletmeleri birinci ve ikinci sınıf tüccar olarak iki kategoriye ayırır. Birinci sınıf, bilanço esasına göre kayıt tutan işletmelerden oluşur. İkinci sınıf tüccarlar ise işletme defteri tutma yükümlülüğüne sahiptir. Bu iki kategori arasındaki fark, yıllık olarak belirlenen satın alım ve satış tutarlarına göre belirlenir.
2023 İşletme Defteri Tutma Hadleri
2023 yılı için geçerli olan işletme defteri tutma hadleri 534 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenir. Bu tebliğe göre, ikinci sınıf tüccar sayılmak için gereken işlem hacimleri şunlardır.
- Satın alınan malları olduğu gibi veya işledikten sonra satmakla birlikte yıllık 400.000 TL satış tutarı olan işletmeler.
- Yukarıdaki durum dışında yıllık satış tutarı 570.000 TL’yi aşanlar.
- Mal alım satımı dışında işler için gayrisafi hasılatı yıllık 200.000 TL’yi aşanlar.
- Kanunun 2’inci bendinde yazan yıllık hasılatın beş katı ve üstünde gelire sahip olanlar ya da satışları 400.000 TL’yi aşanlar.
Yukarıdaki rakamlar, 1.1.2022 yılından sonraki genel tebliğin yayınlanmasına kadar geçerlidir. Söz konusu limitler, enflasyon rakamlarına ve diğer ekonomik göstergelere göre yıldan yıla yenilenir. Bu hadler, Maliye Bakanlığı tarafından belirlenir.
İşletme Defteri Tutulurken Uyulması Gereken Kurallar Nelerdir?
İşletme defteri tutarken uyulması gereken bazı kurallar vardır. Bu kurallar, hem hesaplama kolaylığı hem de resmi beyan açısından önemlidir. Defter kaydı yaparken dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:
- Önceki yıldan devreden mal tutarı, defterin ilk gider sayfasında yer alan toplam kısmına yazılır.
- Harcama, satış, gelir ve gider belgeleri tasnif edilerek tarih sırasına göre kaydedilir.
- Gelir ve giderler, ayrı ayrı belirtilen sayfalara kaydedilmelidir
- Her satıra sadece bir belge kaydedilmelidir
- KDV dahil olarak yapılan kayıtlarda vergi toplam tutardan düşülür ve asıl tutar yazılır
- Ödenen ücretler her ay sonunda kaydedilmelidir
- Personel giderleri arasında yer alan SGK işveren ve işsizlik sigortası payı deftere ayrıca kaydedilir
- Kira giderleri brüt tutar üzerinden yazılmalıdır
- Sabit değer kategorisine giren ürünlerin (demirbai, taşıt, makine, gayrimenkul) bedeli kaydedilmez. Bu tür ürünler için sadece ödenen KDV tutarı yazılır.
- Yıl sonunda gelir ve gider sayfasının rakamları toplanmalıdır. Bu toplam yapıldıktan sonra mal sayımı zorunludur.
- Gelir gider hesapları yapılarak kâr veya zarar bulunur
