Personele ödenen maaşın ve bu maaş üzerinden yapılan kesintilerin takibi işletmenin finansal yönetimi açısından oldukça önemlidir. Maaş bordrosu, tüm bu aktivitenin takip ve kontrol edilmesini sağlar. Söz konusu doküman, resmi bir belge hükmünde olup vergi ve beyan işlemlerinde geçerlidir. Personel çalıştıran her kurumun bordro düzenleme esasları hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Sizin için hazırladığımız bu içeriği okuyarak söz konusu belgenin hazırlanması hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.
Maaş Bordrosu Nedir?
Maaş bordrosu, personele işveren tarafından ödenmesi gereken ücreti ve bu rakam üzerinden yapılan kesintileri gösteren bir belgedir. Bu belge, ödeme yükümlülüğünü kanıtlayan bir doküman olarak kabul edilir. Personelin aldığı maaş ve ek ücretlere ilişkin bütün detaylar söz konusu dokümanda yer alır. Bordro, aynı zamanda muhasebe ve vergiyle ilgili konular için de kullanılan bir belgedir.
Personel maaşını belirten ücret bordrosunun hesaplanması işverenin veya işveren tarafından yetkilendirilen çalışanların yükümlülüğüdür. Bu hesaplama şirketin muhasebe veya insan kaynakları departmanı tarafından yapılabilir. Hizmet ödemesine ilişkin prosedürlerin doğru bir biçimde işlenmesi için bordronun eksiksiz hazırlanması gerekir.Söz konusu doküman, hem işveren hem de personel açısından bağlayıcıdır.
Maaş Bordrosu Neden Hazırlanır?
İşveren, personele yaptığı ödemeleri resmî olarak kayıt altına almakla yükümlüdür. Bordro, tüm bu işlemlerin belgelenmesini sağlar. Şirketin işçiye ödemesi gereken ücret ve yükümlü olunan kesintiler doküman üzerinde gösterilir. Özetlemek gerekirse maaş bordrosu işveren ile işçi arasındaki sözleşmeden doğan ücret yükümlülüğünü belgelemek, kayıt altına almak ve ibraz etmek için hazırlanır.
Bordro hazırlamanın bir diğer amacı da personelin özlük haklarından yararlanmasını sağlamaktır. İşçinin sosyal güvenlik primleri söz konusu dokümanda detaylı bir biçimde yer alır. Ücretli tatil, ücretsiz izin, hastalık izni gibi haklara ilişkin bilgilerde bu dokümana eklenir. Söz konusu bilgiler, işçinin sahip olduğu haklardan yararlanmasını ve bunların belgelenmesini kolaylaştırır. Sonuç olarak bordro; finansal kayıtların doğru ve düzenli bir biçimde tutulmasına yardımcı olur.
Maaş Bordrosu Nasıl Hazırlanır?
Ücret bordrosu hesaplama işleminin ilk adımı işçiye verilecek olan ücretin belirlenmesidir. Bu ücret; personelin çalışma süresi, pozisyonu ve deneyimi gibi farklı faktörlere göre belirlenebilir. Söz konusu tutara işçinin maaşı üzerinden yapılacak kesintiler dâhil edilerek brüt maaş hesaplanır. Bütün ödemelerde bu tutarın dikkate alınması gerekir. Brüt maaşa sosyal güvenlik primleri, vergi borçları ve diğer yükümlülükler dâhil edilir.
Brüt ücretten yapılan yasal kesintilerin bordroya işlenmesi gerekir. Vergiler ve primler, miktarlarıyla birlikte detaylı bir biçimde belirtilir. Söz konusu kesintiler yapıldıktan sonra personelin elde edeceği net rakam ortaya çıkar. Ek primler, fazla mesai ücretleri ve personelin alma hakkına sahip olduğu diğer ücretler de ayrıca hesaplanır. Yukarıda bahsedilen bütün masrafların detaylı bir biçimde yazılması gerekir. Bu sayede personel ile işveren arasındaki sözleşmeye ilişkin bütün ödemeler net bir biçimde raporlanabilir.
Maaş Bordrosu Ne Zaman Hazırlanır?
Türk kanunlarına göre işverenlerin personele ödedikleri maaşı bütün ödeme dönemlerinde kayıt altına almaları gerekir. İşçinin kullandığı izin ve kazandığı ek ücretler de düzenli olarak bildirilmelidir. Dolayısıyla, Türkiye’de faaliyet gösteren bütün işletmeler aylık olarak bordro hesaplamakla mükelleftir. Söz konusu belge, en geç takip eden ayın 20’sine kadar hazırlanmalıdır. Örnek olarak, Ocak maaş bordrosunun en geç 20 Şubat’ta hazır olması gerekir.
Bordronun hazırlanma tarihi maaş günlerine göre belirlenir. Örneğin, kamu kurumlarında genellikle her ayın 15’inde ödeme yapılır. Bu kurumlarda bordro hesaplama işleminin ayın 14’üne kadar yapılması beklenir. Özel kurumlarda farklı tarihlerde düzenleme yapmak mümkündür. Kısa süreli ve dönemsel çalışmalarda bordro hazırlama tarihleri değişiklik gösterebilir. Söz konusu dokümanı gereken zamanlarda oluşturmak işverenin ve işveren tarafından görevlendirilen departmanın sorumluluğundadır.
Bordro Hazırlanırken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Bordroda yer alan bilgilerin doğru ve eksiksiz olması, dikkat edilmesi gereken ilk husustur. Söz konusu belgede eksik veya hatalı bilgi verilmesi cezai yaptırıma sebep olabilir. Örnek olarak, yapılan ödemelerin tamamı küsüratlı rakamlarıyla birlikte, resmi olarak ibraz edilecek biçimde hesaplanmalıdır. Söz konusu ödemelerin yapıldığı tarihler de net bir biçimde belirtilmelidir.
İbraz tarihi de bordro hazırlarken dikkat edilmesi gereken önemli bir husustur. Resmi kurumlar, vergi ödemelerini takip etmek için bordro talep edebilir. Dokümanın resmi işlemlerde kullanılabilmesi için yetkili kişiler tarafından imzalanması gerekir. Bordro, çalışana açık olması gereken bir belgedir. Personel, aldığı maaş tutarını ve sahip olduğu hakları görme yetkisine sahiptir. Dolayısıyla, işveren işçinin talebi hâlinde ona bordro vermekle yükümlüdür.
Bordroda Yer Alması Gereken Bilgiler Nelerdir?
Bordroda yer alması gereken hususlar 4857 Sayılı İş Kanununa göre belirlenir. Bu kanuna göre, personel ile işveren arasındaki sözleşmeye ilişkin bütün ödemelerin belgede yer alması gerekir. Söz konusu kanun maddesi uyarınca bordroda yer alması gereken bilgiler şunlardır:
- İşçinin kimlik bilgileri
- Ödemenin yapıldığı gün
- Ödeme dönemi
- Ekstra çalışma ücretleri
- Ek primler, hafta sonu tatili, bayram tatili ve genel tatil ücretleri gibi maaşa yapılan eklemelerin tutarı.
- Vergi, sigorta primi, nafaka, icra ve avans mahsubu gibi kesintilerin tutarı.
- Avans talep edilmesi durumunda ödenen miktar ve ödemenin yapıldığı tarih.
Bordro parametrelerini belirleyen bir diğer kanun metni de 5510 Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunudur. Söz konusu kanuna göre ücret dokümanında aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekir.
- İşveren sicil numarası
- Sigortalının kimlik bilgileri
- Sigortalıya ait güvenlik sicil numarası
- Ücret ödenen toplam gün sayısı
- Sigortalının aldığı ücret
- Ödenen ücret miktarı
Yukarıdaki bilgilere ek olarak bordro belgesinde işverenin imzası gerekir. Bazı durumlarda çalışanın imzası da talep edilebilir.
Bordro Hesaplaması Nasıl Yapılır?
Bordro hesaplama işlemi personelin hak sahibi olduğu maaşa ek olarak işveren ve personelden yapılan kesintilerle hesaplanır. Bu doküman hazırlanırken maaş artışı, vergi oranı, vergi indirimi gibi kriterler de dikkate alınır. Hesaplama işlemi yapmak için aşağıdaki adımları takip etmek gerekir.
İşçiden Yapılan Kesintiler
Personelin maaşı üzerinden ödemekle yükümlü olduğu bazı vergiler ve primler vardır. İşveren, bu ödemeleri işçi adına yapma sorumluluğuna sahiptir. Net maaş, brüt ücretten vergi kesintileri yapıldıktan sonra belirlenir. Bordro hesaplama işleminde personelden yapılan kesintiler şunlardır:
- SGK primi işçi payı (Brüt ücretin %14’ü tutarında kesinti yapılır)
- %1 oranında işsizlik sigortası kesintisi.
- Gelir vergisi matrahı
- %15 gelir vergisi
- Damga vergisi
İşverenden Yapılan Kesintiler ise şunlardır:
- %15 tutarında SGK Primi işveren payı.
- %2 tutarında işsizlik sigortası payı
Brütten Nete Bordro Hesaplama Nasıl Yapılır?
Brüt maaştan SGK primi, işsizlik sigortası payı, gelir vergisi ve damga vergisi çıkarıldığında net maaş miktarı ortaya çıkar. İşveren payına düşen ödemeler söz konusu maaş tutarına dâhil edilmez. Bu tutarda yalnızca işçi payına düşen yükümlülükler yer alır. 15.000 TL brüt maaş alan bir personelin net ücreti şu şekilde hesaplanır:
- SGK Primi: 2100 TL
- İşsizlik Sigortası: 150 TL
- Damga vergisi: 113,85 TL
- Vergi: 1.912,50 TL
- Toplan kesinti: 4276,35 TL
- Net maaş: 10,723.65 TL
Yukarıdaki rakamlar çalışanın engel durumuna göre değişiklik gösterir. Örneğin, 1.derece engelli çalışandan talep edilen gelir ve damga vergileri, engel durumuna sahip olmayan personele göre daha düşüktür. Bu sebepten ötürü, engelli personel 1000 TL kadar daha fazla net maaş alır.
Netten Brüte Bordro Hesaplama Nasıl Yapılır?
Brüt maaşı bulmak için net maaşa yukarıdaki kalemleri eklemek gerekir. Bu ödemeler, net maaş üzerinden yüzdelik ile belirlenir. Personelin medeni hâli, çocuk sayısı ve evlilik durumu hesaplama yaparken dikkate alınır. Bekar ve çocuksuz olup 10.000 TL maaş alan bir personel için yapılması gereken bordro hesabı şu şekildedir:
- SGK Primi: 1,958.32 TL
- Damga vergisi: 106.17 TL
- Vergi: 1,783.47 TL
- Toplam brüt ücret: 13,987.97 TL
Maaş Bordrosuna İlişkin Cezai Yaptırımlar Nelerdir?
Vergi Usül Kanunu’nun 238’inci maddesi bordro düzenlemeyi zorunlu kılar. Bu maddeye ve diğer kanunlara göre personel, her ay ödenen ücret için bordro tutmakla yükümlüdür. Yalnızca vergiden muaf olan ödemelerde böyle bir zorunluluk yoktur. Ödemelerin bankaya yapılması da dikkat edilmesi gereken bir diğer husustur. Dokümanda belirtilen ücretle yapılan ödeme tutarları aynı olmak zorundadır. Bordronun hazırlanmaması veya eksik, hatalı hazırlanması bazı cezai işlemlere tabiidir. Kanunlara göre bahsedilen durumlar için belirlenen cezalar şunlardır;
Bordronun Hazırlanmaması veya Gerçeği Yansıtmaması
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 102.maddesine göre maaş bordrosu hazırlamayan ya da bu belgeyi yanlış hazırlayan işverenlere para cezası uygulanır. Geçersiz sayılan veya oluşturulmayan her bordro için aylık asgari ücretin yarısı kadar idari para cezası uygulanır. Bu cezanın zamanında ödenmemesi durumunda işletmenin banka hesabına haciz konulabilir.
Ücretin Bankadan Yatırılmaması
Beş ve üzeri çalışana sahip olan işletmeler, ücret ödemelerini banka hesabı üzerinden yapmakla yükümlüdür. Bu ödeme, çalışanlara özel banka kartı çıkararak veya personelin hâlihazırda sahip olduğu banka hesabına transfer yapılarak gerçekleştirilebilir. Söz konusu ödemelerin banka aracılığıyla yapılmaması hâlinde ise idari para cezası uygulanır. Bu ceza, maaşı banka hesabından ödenmeyen her personel için ayrıca değerlendirilir.
Banka transferiyle yapılmayan ödemeler için belirlenen idari para cezası 2023 yılı itibariyle 956 TL’dir. Ek primlerin ve teşvik ücretlerinin elden ödenmesi hâlinde bunların bordroya işlenmesi gerekir. Bahsedilen cezalar SGK veya İŞKUR tarafından tespit edildiğinde uygulanır. 5’ten daha az personel çalıştıran şirketler elden ödeme yapma hakkına sahiptir. Diğer yandan, bu şirketlerin de maaş bordrosu hazırlama ve ödenen bütün ücretleri bordroya işleme yükümlülüğü bulunur.
