Satın alma faaliyetlerinin niteliği, şirketin sürdürülebilirliği ve ekonomik gücü üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Bu konuda doğru bir planlama yaparak işletmeyi yüksek maliyetlerden korumak ve ihtiyaç duyulan ürünlerin tedariğini sağlamak mümkündür. Satın alma akış şeması, tüm bu süreçlerin sorunsuz bir biçimde ilerlemesini sağlar. Satın alma faaliyetini şema üzerinden planlayarak doğru aksiyonları alabilir ve maliyetlerinizi minimize edebilirsiniz. Sizin için hazırladığımız bu içeriği okuyarak söz konusu şema hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.
Satın Alma Süreci Nedir?
Bir ürün veya hizmetin ücret karşılığında tedarik edilmesi için izlenen adımlar satın alma süreci olarak tanımlanır. Bu sürecin temel amacı, firmanın ihtiyaçlarının minimum maliyet ve maksimum performans kriterleriyle karşılanmasıdır. Söz konusu sürecin temel adımları şunlardır:
- İhtiyaç belirleme
- Tedarikçi seçimi
- Fiyatlandırma
- Satın alma onayı
- Ödeme
Akış şeması, yukarıdaki aşamaların tamamını yüksek kârlılıkla tamamlamayı amaçlar. Bu süreçte, şirkete yönelik ihtiyaçların belirlenmesinden ürünlerin ödemesinin yapılmasına kadar geçen aşamaların tamamında maliyet/performans dengesi belirlenir. Fatura takibi, lojistik gibi işlemler de satın alma sürecine dâhildir.
Satın Alma Akış Şeması Nedir?
Akış şeması, esas olarak satın alma sürecinin görsel bir temsilidir. Söz konusu şema, ürün ve hizmet alımlarındaki aşamalar arasındaki ilişkiyi gösterir. Bahsedilen sürecin ilerleyişi şemanın temel anlatısını oluşturur. Bu süreçteki paydaşların rolleri ve işlevleri de anlatıda yer alır. Sonuç olarak, şemanın işlevi satın alma sürecini ve bu sürece dâhil olan bütün bileşenleri anlaşılır bir biçimde gösterebilmektir.
Satın alma, planlama gerektiren bir süreçtir. Akış şeması, bu planlamanın bütün bileşenler hesaba katılarak verimli bir biçimde yapılmasını sağlar. Uygulama adımları sistem üzerinde detaylı bir biçimde gösterilir. Bu sayede, sürecin tamamı bütün paydaşlar tarafından anlaşılabilir bir hâle getirilir.
Satın Alma Akış Şemasının Şirketler İçin Faydaları Nelerdir?
Ürün ve hizmet tedariği, bir şirketin dikkat etmesi gereken temel aşamalardan biridir. Bu süreçlerdeki ufak bir hata işletme maliyetlerinin yükselmesine sebep olabilir. Söz konusu faaliyetlerin şema üzerinden planlanması hata payını en aza indirir. Bahsedilen planlama, satın alma sürecinin her aşamasının görünür olmasını sağlar. Bu sayede şirketlerin süreci daha iyi bir biçimde yönetmesi mümkün olur. Söz konusu sürecin görünür olmasının şirketlere sağladığı başlıca faydalar şunlardır:
Kolay Karar Verme
Satın alma süreçleri, şirketlerin farklı departmanlarının eşzamanlı olarak çalışmasını gerektirir. Örneğin, yazılım ürünlerine ihtiyaç varsa işletmenin bilişim ve tedarikten sorumlu bölümleri birlikte çalışmalıdır. Akış şeması, sürecin tüm bu birimler için açık ve anlaşılır olmasını sağlar. Tedarik aşamaları, minimal bir akış içinde anlatılır. Bu sayede, söz konusu aşamaların bütün paydaşları sürecin tamamını takip edebilir. Sürecin anlaşılır olması ise karar vermeyi kolaylaştırır.
Maliyetlerin Düşürülmesi
Tedarik süreçlerindeki gereksiz adımlar maliyetlerin artmasına sebep olur. Akış şeması, söz konusu süreçlerin ortadan kaldırılmasını sağlar. Bu sayede, satın alma prosesinde yüksek maliyete sebep olan bütün etkenler önlenmiş olur. Bahsi geçen metod, maliyetleri düşürerek şirketin finansal durumuna katkıda bulunur.
Hataların Azaltılması
Hataların azaltılması, akış planının işletmeye sağladığı faydalar arasındadır. Tedarik aşamaları görünür olduğunda, doğru adımları atmak mümkün olur. Bu sayede, süreç boyunca muhtemel olan hatalar ve aksaklıklar en düşük seviyeye indirilir. Planlamanın etkin bir biçimde yapılması faaliyetlerin yönetimini ve organizasyonunu kolaylaştırır. Bu uygulama, hataların yanı sıra risklerin de minimize edilmesini sağlar.
Performans Ölçümü
Satın alma performansı, şirketlerin finansal durumunu, başarısını ve geleceğini belirleyen önemli ölçütlerden biridir. Satın alma akış şeması, bu performansın her tedarik işleminden sonra ölçülmesini sağlar. Ürün ve hizmet alım aşamaları net bir biçimde görüldüğü için bunların sonuçlarını belirlemek mümkün olur. Bu sayede, şirketin pazarlama ve satın alma departmanlarının performansı da kolaylıkla ölçülebilir.
Satıcı İlişkilerinin Geliştirilmesi
Tedarik, sürekli bir ihtiyaçtır. Bu ihtiyacın nitelikli bir biçimde karşılanması ise satıcılarla kurulan ilişkilerin geliştirilmesine bağlıdır. Satın alma akış şeması, söz konusu ilişkilerin en üst seviyeye çıkarılmasını sağlar. Bu şema üzerine satıcıların rolleri, devreye girdikleri yerler ve katkıda bulunduğu bileşenler detaylı bir biçimde yer alır. Uygulama sayesinde satıcılarla birlikte doğru adımları atmak, işbirliği ve ilişki geliştirmek mümkün olur.
Sürecin Standardize Edilmesi
Satın alma akış şeması, şirketlerin tedarik faaliyetlerinin standart bir şablona oturmasını sağlar. Bu sayede işletmenin her satın alım sürecinde ayrıca detaylı bir plan yapması gerekmez. Söz konusu yükümlülüğün ortadan kalkması ise zaman kaybını ve maliyetleri ciddi anlamda azaltır. İyi bir şema oluşturarak her satın alım işleminde kullanmak ve avantaj sağlamak mümkündür.
Rekabet Gücünün Artırılması
Tedarik süreçlerinin hızlı ve düşük maliyetli bir biçimde gerçekleştirilmesi, şirket açısından büyük bir avantaj yaratır. İşletme, bu sayede müşterilerinin ihtiyaçlarını hızlı bir biçimde karşılama kapasitesine sahip olur. Söz konusu durum ise şirketi rakiplerinin önüne geçirir. Akış şemasıyla satın alım maliyetlerini düşürmek ve bu sayede müşterilere uygun fiyatlı, avantajlı, kaliteli ürünler sunmak mümkündür.
Satın Alma Akış Şemasının Bileşenleri Nelerdir?
Satın alma akış şeması, işletmenin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir olsa da belli ve değişmez bileşenlere sahiptir. Bu bileşenler, bütün tedarik süreçleri için geçerli unsurlardan oluşur. Söz konusu şemada yer alan başlıca unsurlar aşağıdaki gibidir.
- İhtiyaç Belirleme: Tedarik sürecinin ilk adımı, ürün ve hizmetlere duyulan ihtiyaçların belirlenmesidir. Sürecin tamamı bu ihtiyaçlar üzerine inşa edilir. Akış şeması da söz konusu gereksinimlerin karşılanması amacıyla çizilir.
- Tedarikçi Seçimi: Ürün ve hizmet ihtiyacının karşılanması, doğru tedarikçilerin seçilmesine bağlıdır. Bu aşamada, alternatif tedarikçiler belirlenerek en uygun olanlar tercih edilir. Tedarikçi seçerken aşağıdaki hususlara dikkat edilir.
- Fiyat
- Ürün kalitesi
- Teslimat süresi
- Müşteri hizmetleri/Satış sonrası destek
- Sipariş Süreçleri: Tedarikçi belirlendikten sonra, ihtiyaç duyulan ürün ve hizmetler için sipariş oluşturulur. Bu süreçte satıcıların ürün ve hizmetleri teslim etmesi için gereken bilgiler sağlanır.
- Teslimat ve ödeme: Satıcılara yapılacak olan ödemeler, tedarik sürecinin en başında belirlenir. Bu süreçlere dair aksiyonlar akış şemasında yer alır. Teslimat koşulları da satıcı ile şirket arasında eşzamanlı olarak belirlenmelidir. Bu sayede, satın alım süreçleri için harcanan zamanı minimuma indirmek mümkün olur.
Satın Alma Akış Şeması Nasıl Çizilir?
Satın alma akış şeması oluşturmak için kullanılabilen farklı yöntemler bulunsa da bu metotların tamamı aynı plana dayanır. Söz konusu şemanın amacı, satın alım sürecini baştan sona belirtmektir. Bu şemayı oluşturmak için izlenmesi gereken plan şu şekildedir:
- Satın alım sürecinin başlangıcından sonuna kadar olan tüm adımlar belirlenir.
- Belirlenen adımlar yazıya geçirilir. Bu işlem bir kâğıt veya beyaz tahta kullanılarak yapılabileceği gibi Excel tablosu üzerinden de gerçekleştirilebilir.
- Tedarik aşamaları sıralanır. Bu sıralama, sürecin mantıksal bir biçimde ilerleyen adımlardan oluşması için yapılır.
- Her adım için tanım, işlem adı ve detay belirlenir. Bunların tabloda açık bir biçimde görünür olması sağlanır.
- Adımlar arasındaki bağlantılar kurulur. Bir aşamanın diğerlerine nasıl bağladığı ve onu nasıl etkilediği gösterilir.
- Sürecin ilerleme yönü gösterilir. Bu işlem, oklar veya geometrik şekiller kullanılarak yapılabilir.
- Şemada kullanılan şekillerin anlamları belirlenir. Bunun için bir sembol seti kullanılabilir.
Satın alma akış şemasının etkili olmasının yolu temiz ve anlaşılır biçimde çizilmesinden geçer. Bu plan, bütün paydaşların anlayabileceği bir seviyede olmalıdır. Belli bir şablon oluşturarak bütün satın alım süreçlerini anlaşılır bir plan üzerinden yürütmek mümkündür.
