İşletme ihtiyaçlarını karşılamanın yolu tedarik süreçlerinde doğru prosedürleri uygulamaktan geçer. Satın alma talebi, tedarik işlemlerinde önemli bir yer tutar. Bu talebi doğru bir biçimde oluşturarak şirketinizin gereksinimlerini giderirken aynı zamanda kârlılığını koruyabilirsiniz. Sizin için hazırladığımız bu içeriği okuyarak söz konusu işlem hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.
Satın Alma Talebi Nedir?
Şirket içi ihtiyaçları karşılamak için oluşturulan yazılı istekler satın alma talebi olarak karşılanır. Bu talep, işletmenin birimleri tarafından temin edilmek istenen ürün veya hizmete dair detayları içerir. Söz konusu metinde aynı zamanda hem alıcıyı hem de satıcıyı ilgilendiren yönergelere yer verilir. Bu talep, müşteri ile satıcının uygun koşullarda bir araya gelmesini ve satış işleminin sorunsuz bir biçimde yapılmasını sağlar.
Satın Alma Talebi Hazırlamak Neden Önemlidir?
Talep oluşturma, satın alma sürecinin ilk adımıdır. Sürecin geri kalanını büyük ölçüde bu aşama belirler. Söz konusu işlemin sorunsuz yapılması için talep doğru koşullarda hazırlanmalı ve gerekli bilgileri içermelidir. Talep, yetkili kişilerin süreç boyunca gerekli aksiyonları almasını sağlar. Satın almaya yönelik ödeme ve tedarik işlemleri onay sürecinden sonra başlar.
Satın alma sözleşmesi, kuruluşun ihtiyaçlarının doğru bir biçimde belirlenmesine ve bunların karşılanmasına yardımcı olur. İşletmenin gereksinim duyduğu ürün ve hizmetler söz konusu talepte açık bir biçimde yer alır. Bu sayede ihtiyaçlar en kısa sürede karşılanabilir ve maliyetler doğru bir biçimde yönetilebilir.
Talep hazırlamanın bir diğer avantajı da şirket kârlılığının artırılmasıdır. Söz konusu talebin detaylı bir biçimde oluşturulması bütçenin tam olarak ihtiyaçlara uygun bir biçimde optimize edilmesini sağlar. Bu sayede işletmenin gereksinimlerini yüksek maliyetler olmadan karşılaması mümkün olur. Yazılı istek oluşturmak aynı zamanda satış sürecinde her iki tarafın da uyması gereken kuralların belirlenmesine yardımcı olur.
Satın Alma Talebi Nasıl Hazırlanır?
Tedarik sürecinin sorunsuz işlemesi satın alma talebinin doğru oluşturulmasına bağlıdır. Söz konusu talepte bilgiler ve yönergeler eksiksiz bir biçimde belirtilmelidir. Bu sayede onay süreçleri hızlı ve efektif bir biçimde tamamlanabilir. Talep hazırlama adımları aşağıdaki gibidir.
Ön Hazırlık
Ön hazırlık aşaması, satın alıma konu olan ürün ve hizmetlere ilişkin detayların belirlenmesini amaçlar. Bu aşamada söz konusu ürünlerin adedi, fiyatı ve talep eden kişilerin bilgileri yer alır. Bu sayede sürecin tamamı şeffaf ve anlaşılır bir biçimde yürütülmüş olur. Satın alma talebi oluştururken yapılan ön hazırlıkta harcama limitlerine de yer verilmelidir. Bu husus, şirket kârlılığının korunması açısından önemlidir.
Ön hazırlık aşaması, şirketin farklı departmanlarının işbirliğiyle yürütülmelidir. Bu hususta işletmenin finans, satın alma, organizasyon ve yönetim kademeleri bir arada çalışabilir. Yapılan hazırlık, bahsedilen satın alım işleminin koşullarını ve kârlılığını belirler. Bu sebepten ötürü, söz konusu sürecin titizlikle yürütülmesi gerekir.
Satın Alma Koşullarının Belirlenmesi
Satın alma işlemi, iki tarafın da kabul ettiği koşullara göre belirlenir. Bu koşullar, tedarik sürecinin şeffaf hâle getirilmesine yardımcı olur. Söz konusu şartları oluşturarak işletme ihtiyaçlarına uygun bir sözleşme oluşmasını sağlayabilirsiniz. Koşulları şirketin ihtiyaçlarına göre belirlemeniz son derece önemlidir. Bu sayede, satın alma sürecinin sorunsuz bir biçimde işlemesini sağlayabilirsiniz.
Satın Alma Talebinin Gönderilmesi
Satın alma talebi şirketin tedarikten sorumlu olan birimine gönderilir. Tedarik işlemi, gönderim aşamasından sonra işleme sokulur. Birçok kurumda söz konusu taleplerin takibi için kod sistemi kullanılır. Bu kodu kullanarak işlemin onaylanıp onaylanmadığını görmek mümkün olur. Satın alma departmanı tarafından kabul edilen talep iş akışına eklenir ve tedarik işlemi bu şekilde gerçekleşir.
Onay Süreci
Onay süreçleri, kurumdan kuruma değişiklik gösterse de genel olarak talebin içeriğine, uygulanabilirliğine ve şirket ihtiyaçlarına hitap etme durumuna bağlıdır. Talep onaylandıktan sonra satın alma emri oluşturulur. Bu aşamayı ise tedarik için gereken iş akışlarının oluşturulması takip eder. Süreç, talebe uygun bir biçimde oluşturulan siparişin satıcı firmaya iletilmesiyle sonlanır.
Satın Alma Talebi Hazırlarken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Satın alma talebinin onaylanması sözleşme koşullarının, isteklerin ve yönergelerin doğru biçimde tanımlanmasına bağlıdır. Tüm bunları yapabilmek için ise bazı hususlara dikkat etmek gerekir. Şeffaf, açık ve şirket ihtiyaçlarına bağlı bir talep oluşturarak departmanınızın gerekesinimlerini karşılayabilirsiniz. Aşağıdaki konulara dikkat ederek talebi doğru bir biçimde oluşutrabilirsiniz.
Gerekli Bilgilerin Belirtilmesi
Satın alma talebi, resmi belge niteliği taşır. Bu belge, departmanın veya çalışanın ihtiyaç duyduğu ürünlerin karşılanmasını sağlar. Talebin işleme konması ve belgenin talebi şeffaf bir biçimde gösterebilmesi için gereken bütün bilgilerin işlenmesi gerekir. Bilgilerin eksik olması, talebin reddedilmesine veya eksik bir biçimde karşılanmasına sebep olabilir. Bu sebepten ötürü, tedarik isteği departmana gönderilmeden önce bilgilerin doğru ve tam olduğundan emin olunmalıdır.
Ürün ve Hizmetin Detaylı Tanımı
Satın alma talebi oluştururken ürün ve hizmetleri detaylı bir biçimde tanımlamak gerekir. Örneğin, departmanın ihtiyaçları için bir bilgisayara gerekiyorsa bu cihazın modeli, markası, sistem gereksinimleri ve özellikleri net bir biçimde belirtilmelidir. Talep gönderilmeden önce bahsedilen özelliklerin eksiksiz bir biçimde belgede yer aldığından emin olunmalıdır. Bu sayede çalışan veya departman ihtiyaçlarının sorunsuz bir biçimde karşılanması sağlanabilir.
Yetkili Kişilerin İmzası
Tedarik isteklerinin yerine getirilmesi için talebin yetkili kişiler tarafından veya bu kişilerin onayıyla yapılmış olması gerekir. Söz konusu talebin şirketin veya çalışanın iş amaçlı ihtiyaçlarına yönelik olduğu yetkili onayıyla ispat edilmiş olmalıdır. Bahsedilen imzaların olmadığı bir belgenin satın alma departmanı tarafından reddedilmesi olasıdır. Bu sebepten ötürü, talebi onaya göndermeden önce yetkili imzalarının tam olduğundan emin olmanız tavsiye edilir.
Teslimat ve Ödeme Koşullarının Belirlenmesi
Satın alma talebi, ürün ve hizmet isteklerinin yanı sıra gerekli ihtiyaçların nasıl karşılanacağını da belirtmelidir. Teslimat ve ödeme koşullarının belirlenmesi bu açıdan oldukça önemlidir. Talebi hazırlayan departman ödeme işlemi için nasıl fon ayrılacağını, ürün veya hizmetlerin hangi koşullarda teslim alınacağını belirtmelidir. Bu bilgilerin belgede yer almaması talebin reddedilmesiyle sonuçlanabilir.
Tarih ve Referans Numarasının Belirtilmesi
Tarih, talebin ne zaman yapıldığını belirtir. Bu bilginin belgede yer alması, tedarik sürecinin takibi açısından önemlidir. Örneğin, ürünün fiyatı zaman içinde değişebilir ve maliyeti artabilir. Talep tarihi, söz konusu değişikliklerin takibini ve bu konuda gereken önlemlerin alınmasını kolaylaştırır. Bu sebepten ötürü, satın alma talebine mutlaka tarih eklenmesi gerekir.
Referans numarası, talebin şirket içindeki seyrinin takip edilmesine yardımcı olur. Bu numara, belge için bir anlamda barkod işlevi görür. Satın alma departmanı tarafından yapılan güncellemeler söz konusu barkod üzerinden gerçekleştirilir. Talepte bulunan departman, referans numarası üzerinden kontrol sağlayarak isteğin onaylanıp onaylanmadığını görebilir.
Satın Alma Talebinde Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?
Talepte yer alan ürün ve hizmet detaylarının eksik yazılması ya da yanlış belirtilmesi satın alma talebi oluştururken sık yapılan hatalardan biridir. Bu hata, departmanın isteği düzgün bir biçimde tanımlamasını önler. Böyle bir durumda talep kabul edilse bile ürünün yanlış alınması mümkündür. Talebin geçerlilik süresinin belirtilmemesi de sık yapılan başka bir hatadır. Süre belirtilmemesi durumunda isteğin geçerliliğini kontrol etmek onu gereken zamanda işleme almak mümkün olmaz.
