Bir şirketin harcamalarını maliyet olarak tanımlayabilmesi, söz konusu harcamaların şirketin faaliyet gösterdiği sektör ve büyüklüğüne bağlı olarak yasal düzenlemelere tabidir. Şirketler, maliyet olarak kaydedilen harcamaları vergiden düşerek finansal süreçlerine olumlu bir katkı sağlayabilirler. Bu nedenle, her şirketin hem gider olarak tanımlayabileceği hem de yasal olarak kabul edilmeyen harcamaları bilmesi büyük bir öneme sahiptir. Daha fazla bilgi edinmek için yazının devamını okuyabilirsiniz.
İşletme Gideri Nedir?
İşletme masrafları iş yerlerinin sürdürülebilirliğini sağlamak için ofis malzemelerinden personel maaşlarına kadar yapılan tüm harcamaları içerir. Bu harcamaların maliyet olarak kaydedilebilmesi için, söz konusu harcamaların şirketin karı veya faaliyetleri ile doğrudan ilişkili olması gereklidir. Mevzuata göre, bir harcamanın işletme maliyeti olarak kabul edilebilmesi için, söz konusu harcamaların şirketin faaliyetleriyle ilgili olması gerekmektedir.
İşletme hesabı Gelir Vergisi Kanunu Madde 39’da “İşletme hesabı esasına göre ticari kazanç, bir hesap dönemi içinde elde edilen hasılat ile maliyetler arasındaki müspet farktır.” şeklinde ifade edilmiştir. Bu açıklama, ticari kazancın belirlenmesindeki temel prensipleri ortaya koymaktadır.
Personel Maliyetleri ve Vergi Mükellefiyeti
Her çalışanın iş yeri için belli bir maliyeti vardır. Personelin maliyetini belirleyen unsurlar arasında maaş, prim ve vergi gibi ödemeler bulunmaktadır. Vergi mükellefiyeti, işletme maliyeti hesaplamasında dikkate alınması gereken önemli unsurlardan biridir. Ödemelerin büyük bir kısmı genellikle personel maaşı üzerinden belirlenir.
Şirkete Gider Göstermenin Avantajları
Maliyet gösterme, şirket sahiplerine çeşitli avantajlar sağlar. Bu avantajların başında Katma Değer Vergisi (KDV) ödemeleri gelir. Şirket masraflarının masraf olarak kaydedilmesi, işletme sahiplerini her üründe geçerli olan KDV tutarlarından kurtarır.
Şirketler, kurumlar vergisi hesaplamalarında belirli kalemleri gider olarak göstererek vergi avantajı elde edebilirler. Ayrıca, masraf olarak kaydedilen kalemler sayesinde şahıs şirketlerinin gelir vergisi ödemelerini daha düşük oranlarla gerçekleştirmeleri mümkündür. Eğer bir şahıs şirketiniz varsa, adınıza düzenlenen faturaları masraf olarak kaydedebilirsiniz.
Şirketlerin Gider Olarak Gösterebileceği Kalemler Nelerdir?
Şirketlerin çalışma modelleri ve sektörlere bağlı olarak çeşitli giderleri bulunmaktadır. Bu maliyetler; çalışan sayısı, operasyonel yoğunluk ve şirket büyüklüğü gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilir. Ancak, yapılan harcamaların tamamının yasal olarak masraf olarak kabul edilebileceği ve vergiden düşülebileceği garanti değildir. Belirli şirket harcamalarının vergiden düşülmesi mümkündür. Şirketlerin vergiden düşebileceği ve gösterebileceği harcamalar şunlar olabilir:
Yemek Giderleri
İşletmelerde çalışanların yemek ihtiyaçlarının karşılanması, hem çalışanlar hem de işverenler açısından önemlidir. İşletmeler, çalışanlarına sundukları çeşitli yemek alternatiflerini masraf olarak kaydedebilirler. Bazı işletmeler kendi mutfağını kurarak veya catering firmalarıyla anlaşarak çalışanlara yemek hizmeti sunarken, diğerleri yemek çeki veya yemek kartı kullanabilirler.
Çalışan Ödemeleri
Şirketlerin çalışanlarına sunduğu temel ücretler gelir vergisine tabidir. Bu nedenle, şirketler vergilendirecekleri ücret tutarlarını brüt ücret, SGK İşçi Primi ve İşsizlik Primi çerçevesinde hesaplarlar. Temel ücrete ek olarak ikramiye, prim ve komisyon gibi ücretler ile bayram yardımları, erzak yardımları gibi ödemeler de masraf olarak kaydedilebilir.
Ulaşım ve Taşıma Giderleri
Şirket çalışanlarının farklı şehir veya ülkelere seyahat etmesi ve ürünlerin farklı bölgelere ulaştırılması için yapılan uçakbileti, otobüs bileti ve kargo ücretleri gibi harcamalar, gider olarak kaydedilerek vergiden düşürülebilir.
Giyim Harcamaları
Mavi yakalı şirketlerin temel harcamalarından biri giyim harcamalarıdır. İşletmeler, çalışanları için yaptıkları giyim harcamalarını masraf olarak kaydederek vergiden düşebilirler.
Enerji ve İletişim Fatura Giderleri
İşletmelerin telefon, internet, su ve doğal gaz kullanımına dair ödemeleri temel maliyetler olarak kabul edilir. İlgili faturaların şirket adına düzenlenmiş olması durumunda, işletmeler bu harcamaları kaydederek vergiden düşebilir.
Kira ve Aidat Giderleri
Şirketlerin iş süreçlerini yürütmek için kiraladıkları ofis, sanal ofis veya işyerlerinin kira ve aidat ödemeleri, masraf olarak kaydedilerek vergiden düşürülebilir.
Yazılım, SaaS ve Reklam Harcamaları
Şirketler, iş süreçlerini yönetmek ve hızlandırmak adına çeşitli yazılımlar ve dijital çözümlerden faydalanırlar. Bu harcamalar işletme maliyeti olarak kaydedilerek vergiden düşürülebilir.
Ofis Giderleri
İş süreçlerini desteklemek için yapılan ofis harcamaları, maliyet olarak kabul edilerek vergiden düşürülebilir. Şirketlerin bu harcamaları kanıtlamak için fatura ve fişleri saklamaları önemlidir.
Danışmanlık
Şirketler, iş süreçlerini geliştirmek ve resmi prosedürleri yönetmek amacıyla dış kaynaklı danışmanlık hizmetlerine başvurabilirler. Avukat, yönetim danışmanlığı, eğitim ve mali müşavir gibi danışmanlık hizmetleri gider olarak kaydedilerek vergiden düşürülebilir.
Araç Giderleri
Şirketler, operasyonel süreçlerini yerine getirmek için binek ve ticari araçlar kullanabilirler. Araç satın alma ve kiralama maliyetleri, aracın tipi ve motor hacmi gibi faktörlere bağlı olarak belirli oranlarda şirket maliyeti olarak kaydedilerek vergiden düşürülebilir.
Şirket masraflerini Gösterirken Yapılan Hatalar
Şirket masraf kalemlerini belirlerken yapılan hatalar arasında en sık görülenlerden biri, kapsam dışında kalan belgelerin maliyet olarak gösterilmesidir. Kanunen kabul edilmeyen masraflar vergi matrahının tespitinde dikkate alınmaz. Masraf olarak gösterilemeyecek harcamalar şunlardır:
- Yemek: Özel ve işle ilgili olmayan yemeklerin işletme maliyeti kapsamında yer almaz
- Seyahat: Aile veya arkadaşlarla yapılan tatil ve seyahat harcamaları işletmeye özel harcama olarak gösterilemez.
- Taşıt: Şirketin gelirini artırmaya yönelik olmayan taşıt harcamaları, işletme masrafı olarak gösterilemez.
- İletişim: Çalışan adına ödenen faturalar gider olarak kabul edilmez.
Şahıs Şirketinde Gider Gösterme
Şahıs şirketleri, kolay uygulama ve asgari sorumluluk gerektirmesi nedeniyle sık tercih edilen işletme türleri arasında yer alır. Şahıs şirketlerinde belirli kalemlerin maliyet olarak gösterilmesi, vergi indirimi için uygun bir seçenektir. Yemek giderleri, elektrik, su ve doğal gaz faturaları, danışmanlık hizmetleri gibi ödemeler masraf olarak gösterilebilir. Reklam harcamaları, kira ve aidat gibi ödemeler de şahıs şirketlerinin harcama kalemleri arasında yer alır.
Sağlık Giderleri
Şahıs şirketlerinde yapılan sağlık harcamaları, masraf olarak faturalara dahil edilebilir. Personel için yapılan sigorta ödemeleri ile ilaç ve tedavi ücretleri de masraf olarak gösterilebilir. Bu şekilde, söz konusu harcamaların vergiden düşülmesi mümkün hale gelir.
Şahıs Şirketinde Gider Göstermenin Avantajları
Şahıs şirketlerinin belirli kalemleri masraf olarak göstererek daha düşük oranlarda KDV ödemesi mümkündür. Ayrıca, söz konusu indirimler kurumlar vergisi hesaplamalarında da uygulanacaktır. Şahıs şirketinin ilgili kalemleri maliyet olarak göstermesi durumunda ödenecek gelir vergisi oranı önemli ölçüde azalacaktır.
