Zoho Workerly, geçici personel ve iş gücü yönetimi süreçlerini dijital ortama taşıyan kapsamlı bir yazılım çözümüdür. Geçici işçi ve müşteri veritabanlarının merkezi bir platformda toplanmasını, iş planlama ve zaman çizelgesi oluşturma süreçlerinin otomasyonunu ve en önemlisi, her adımda işçi ve müşteri onayının elektronik ortamda yönetilmesini sağlar. Zoho Workerly ile ajanslar, işçilere uygun işleri kriterlere göre otomatik olarak eşleştirebilir, iş atamasından faturalamaya kadar geçen süreci tamamen bulut ortamında ve kağıtsız bir şekilde tamamlayabilir. Bu yazılım, mobil uygulama seçenekleri sayesinde hem ajans yöneticilerine hem de geçici işçilere her an erişim olanağı tanır. Fatura ve ödeme takip modülleriyle finansal süreçler de basitleştirilir. Zoho Workerly, özellikle esnek, yoğun iş atama gerektiren sektörler için operasyonel verimliliği ve zaman yönetimini optimize etmeye yönelik geliştirilmiştir.
Zoho Workerly İnsan Kaynaklarında Ne İşe Yarar?
Geçici Personel ve Müşteri Veritabanı Yönetimi
- Zoho Workerly, ajansların hem mevcut müşterilerini hem de işçi havuzunu tek bir merkezi veritabanında saklamasına olanak tanır.
- İşçilerin yetenek, deneyim, sertifika ve maaş beklentileri gibi tüm detayları kolayca filtrelenebilir.
- Müşteri talepleriyle işçi profilleri esnek şekilde eşleştirilebilir, böylece doğru işe uygun işçi atanması insan kaynakları süreçlerinde hata riskini azaltır.
- İş atama işlemleri sırasında işçiye otomatik e-posta veya SMS yoluyla teklif gider, işçi portalı ya da mobil uygulama üzerinden işi kabul veya reddetme hakkına sahip olur.
İş Planlama ve Zaman Çizelgesi Takibi
- Her müşteri için istenilen işin zamanı, görev tanımı ve işçi gereksinimi yazılıma girildiğinde Zoho Workerly, bu gereksinimlere uygun işçileri otomatik olarak sıralar.
- İşçiler, mobil uygulama ya da temp portalı üzerinden iş planlarını görüp katılımlarını belirtirler.
- Çalışma saatleri, mola, fazla mesai ve gün bazında detaylı zaman çizelgeleri oluşturulur.
- Otomatik hatırlatıcılar sayesinde işçiler giriş-çıkış saatlerini sisteme kaydeder, bu sayede manuel takibe ihtiyaç kalmadan tüm çalışma süreci dijital ortamda kaydedilir.
Faturalama ve Ödeme Süreçlerinin Kolaylaştırılması
- Zoho Workerly, her tamamlanan iş için otomatik fatura oluşturur ve bunu Zoho Books gibi entegre finansal sistemlere aktarır.
- Müşteri ve işçi detayları ile işin kapsamı faturalara otomatik yansır, ödeme takibi anlık olarak yönetilebilir.
- Faturalar ve ödemeler hem ajansın hem de müşterinin panelinde anında görülebilir; bu da finansal süreçlerde şeffaflık sağlar.
- API desteği ile başka muhasebe ya da bordro yazılımları ile entegrasyon yapılabilir.
Zoho Workerly Nasıl Kullanılır?
Kurulum ve Kullanıcı Yönetimi
- Hesap Açılışı: Ajans yöneticisi, Zoho Workerly platformunda şirket hesabı oluşturur.
- Kullanıcı Ekleme: Ajans çalışanları, müşteriler ve geçici işçiler sisteme kaydedilir. Gerekirse her rol için yetki ve erişim kısıtlamaları belirlenir.
- İlk Ayarlar: Şirket ve müşteri bilgileri, iş pozisyonları ve görevler; sistemdeki ilgili alanlara girilir.
İş Akışı ve Günlük Operasyon
- İş Açma: Müşterinin isteğine göre yeni bir iş tanımı oluşturulur. İşin zamanı, süresi, görev tarifesi ve ücret bilgisi eklenir.
- İşe Uygun İşçi Eşleştirme: Zoho Workerly, veritabanındaki işçileri filtreleyerek en uygun adayları listeler.
- İş Atama ve Bildirim: İlgili işçiye iş ataması yapılır; e-posta veya SMS ile bilgilendirilir. İşçi, job offer linkine tıklayarak işi kabul ya da reddedebilir.
- Zaman Takibi: İşçi, mobil uygulama üzerinden giriş-çıkış, mesai ve mola kayıtlarını girerek zaman çizelgesini oluşturur.
- Çizelge Onayı: Ajans veya müşteri temsilcisi, işçinin kaydını inceler ve onaylar.
- Faturalama ve Ödeme: İş tamamlanınca otomatik olarak fatura oluşturulur ve ödeme süreci başlatılır.
- Raporlama: Sistem üzerinde iş gücü etkinliği, ödeme ve performans analiz raporları alınabilir.
Zoho Workerly Hangi Şirketlere Uygun?
En Çok Faydalanan Sektörler
- Geçici işçi ve personel ajansları
- Sağlık sektörü (hemşire, bakım personeli)
- Etkinlik ve organizasyon şirketleri
- Perakende ve üretim sektörü için vardiya planlaması yapan firmalar
- Eğitim kurumlarında kısa süreli destek personeli ihtiyacı olan yapılar
Bu sektörlerde, geçici işgücü yönetiminin karmaşıklığı ve sürekli değişen iş planları nedeniyle Zoho Workerly’nin otomasyon ve raporlama özellikleri büyük avantaj sağlamaktadır.
Detaylı Özellik Karşılaştırması
- Küçük Ajanslar: Hızlı kurulum, düşük maliyetli esnek planlar ve kullanıcı dostu arayüz ile öne çıkar.
- Küçük ve Orta Ölçekli Şirketler: İş akışlarının özelleştirilebilmesi, modüllerin ihtiyaçlara göre yapılandırılması ve entegre finansal takip araçları ile kolaylık sağlar.
- Büyük Ajanslar: Yüksek iş hacmini yönetme, API entegrasyonu, gelişmiş güvenlik ve raporlama sayesinde süreçleri ölçeklendirme avantajı sunar.
Zoho Workerly Kullanmanın Avantajları
Operasyonel ve Finansal Faydalar
- Kağıtsız süreçler ve dijital zaman çizelgeleri ile hataların ve veri kaybının önüne geçilir.
- Gerçek zamanlı işçi ve müşteri yönetimi: Hızlı iş atamaları ve revizyonlar ile ani değişen programlara kolayca uyum sağlanır.
- Görev bazlı ücretlendirme: Kompleks vardiya ve görevlerde dahi her iş için farklı ücret tarifesiyle esnek maaş hesaplama imkânı sunar.
- Mobil uygulama desteği: Hem işçi hem de ajans tarafı için her yerde erişilebilirlik ve operasyonel kontrol sağlar.
- Otomatik faturalama ve ödeme takibi: Zoho Books entegrasyonu sayesinde faturalama çok kolaylaşır ve finansal işlemler hızlanır.
- Kapsamlı raporlama: İş gücü etkinliği, müşteri memnuniyeti ve işçi performans raporları alınabilir.
Kullanıcı Dostu ve Entegre Yapı
- Karmaşık süreçler, tek platformdan yönetildiği için zamandan ve personelden tasarruf edilir.
- Zoho Workerly, Zoho Recruit gibi aynı ekosistemdeki diğer araçlarla kolayca entegre olur.
- Özelleştirilebilir arayüzler ve modüller sayesinde şirket ihtiyaçları doğrultusunda platform kolayca yapılandırılabilir.
Zoho Workerly Kullanmanın Dezavantajları
Potansiyel Zorluklar ve Kısıtlamalar
- Geniş özelleştirme ve entegrasyon seçenekleri, teknik bilgiye sahip olmayan kullanıcılar için bazen karmaşık olabilir.
- SMS ile bildirim, ek ücret gerektirebilir ve bu bazen maliyetleri artırabilir.
- Kullanıcı geri bildirimlerine göre, müşteri destek hizmetlerinde iyileştirme ihtiyacı bulunmaktadır.
- Büyük ölçekli entegrasyonlar için ek teknik destek veya danışmanlık gerekebilir.
Kullanıcı Deneyimleri ve Destek
- Bazı kullanıcılar, giriş sırasında veya sistemde ara sıra küçük gecikmeler yaşayabilir.
- Sistem genel olarak istikrarlı çalışsa da ara sıra yaşanan bu tür sorunlar, büyük iş hacmine sahip ajansların dikkat etmesi gereken bir konudur.
Zoho Workerly, geçici iş gücü yönetiminde dijital dönüşüm arayan ajanslar ve firmalar için ideal bir çözümdür. Zaman çizelgesi takibinden faturalamaya kadar tüm sürecin otomasyonunu sağlarken, HiBob HRIS gibi insan kaynakları dijitalleşmesine odaklanan sistemlerle de entegre çalışabilmesiyle dikkat çeker. Sektörel anlamda esnek çözümleri ve mobil erişimi ile özelleştirilebilir yapıda olan Zoho Workerly, iş gücünün hızlı, hatasız ve ekonomik yönetimini sağlamak için tercih edilen bir bulut yazılımıdır.
