Kategorizasyon, satış süreçlerinin önemli bir aşamasıdır. Ürünleri organize etmek ve müşterilere ulaştırmak için doğru biçimde tasnif etmek gerekir. Kategori yönetimi bu tasnifin etkin bir biçimde yapılmasını sağlar. Sizin için hazırladığımız bu yazıda söz konusu yönetim faaliyetinden ve ticari aktivitedeki rolünden bahsettik.
Kategori Yönetimi Nedir?
Ürünlerin ayrı başlıklar altında tasnif edilmesi için geliştirilen strateji kategori yönetimi olarak adlandırılır. Bu yönetim faaliyetinin amacı, envanterde yer alan ürünleri ihtiyaçlara ve türlere göre ayırarak organize etmektir. Her ürün tipinin kendine özgü ihtiyaçları vardır. Örnek vermek gerekirse; gıda ve kırtasiye ürünlerini aynı anda satan bir şirketin bunlar için farklı depolama koşulları oluşturması gerekir. Tüm bunlar yönetim faaliyetinin organize edilmesiyle mümkündür.
Kategori Yönetimi Satınalma Ekipleri İçin Neden Önemlidir?
İşletmenin ihtiyacı olan ürünlerin niteliği, özellikleri ve gereksinimleri farklı olabilir. Örneğin; üretim süreçleri için hammaddelere ihtiyaç duyulabilir. Bu hammaddelerin farklı depolama koşulları vardır. Üretim süreçlerinin sorunsuz bir biçimde ilerlemesi için mevcut stok ve depolar ürünlerin bozulmayacağı biçimde ayarlanmalıdır. Ayrıca bu sürecin devamlılığı için malların ulaşılabilir olması önemlidir. Dolayısıyla kategori yönetimi satınalma ekipleri için öncelikli konular arasında yer alır.
Satınalma süreçleri, işletme açısından ürün maliyetlerinin yanı sıra bazı masraflara sebep olabilir. Depolama, organizasyon ve ürünlerin üretime hazır hâle getirilmesi bu masraflar arasındadır. Her kategori için ayrı bir strateji oluşturulması bu açıdan oldukça önemlidir. Bu sayede tedarik süreçlerini şirket ihtiyaçlarına göre optimize etmek mümkün olur.
Kategori yönetimi aynı zamanda tedarikçi ilişkilerinin güçlendirilmesini sağlar ve satınalma aşamalarının optimizasyonuna yardımcı olur. Ürünlerin tasnif edilmesi, ihtiyaçların görülmesini kolaylaştırır. Bu sayede tedarikçilerile gereken zamanda iletişime geçmek mümkün olur. Satış ya da üretim için kullanılacak ürünlerin bilgisi her an güncel olmalıdır. Ürünlerin kategorize edilmesi bu bilginin güncelliğini sağlar.
Kategori Yönetimi Tedarik Zincirine Nasıl Entegre Edilir?
Kategorizasyonun verimli olması için tedarik zincirine entegre edilmesi gerekir. Bu sayede tedarikçilerle uzun vadeli ilişkiler kurmak mümkün olur. Söz konusu entegrasyon işleminin aşamaları şunlardır:
Personel Eğitimi
Ürünlerin kategorilerine göre tasniflenmesi bazen karışık olabilir. Çalışanların bu konuda bilgi edinmesi oldukça önemlidir. Satış veya üretim için tasnif edilen ürünlerin kategorileri, ilgili çalışanlara öğretilmeli ve bunların depolama, stok, sevkiyat koşulları hakkında bilgi akışı sağlanmalıdır. Bu sayede tedarik süreçlerinde karmaşayı ortadan kaldırmak ve aşamaların hızlı bir biçimde tamamlanmasını sağlamak mümkün olur.
Kategori yönetimi süreçlerinde online eğitim modülleri kullanılabilir. Bu eğitimlerde; organize edilmesi gereken ürünlerden detaylı bir biçimde bahsederek personelin bilgi sahibi olmasını sağlamak mümkündür.
Programın Oluşturulması
Personele gereken eğitimi verdikten sonra kategorizasyon programını oluşturabilirsiniz. Bunun için öncelikle eldeki ürünleri kayıt altına almanız gerekir. Gereken kayıtları aldıktan sonra malları kategorilerine göre tasnif edebilir ve daha sonra gelecek olan ürünleri nasıl bir sisteme oturtacağınızı belirleyebilirsiniz.
Programın Duyurulması
Açıklanan hedeflerin net bir biçimde belirtilmesi kategori yönetimi süreçlerinde oldukça önemlidir. Oluşturduğunuz programı duyurarak çalışanlarınızın ürün tasnifinden haberdar olmasını sağlayabilirsiniz. İletişim, paydaşlar arasında tutarlılık ve anlaşılırlık sağlayacak şekilde planlanmalıdır.
İletişim Planının Oluşturulması
Kategori organizasyonunda stabil bir sistem benimsemek mümkün değildir. Bu süreçlerde birçok değişiklik olabilir. Söz konusu değişimlerin sistemde uygulanabilmesi ve güncellenebilmesi için kesintisiz bir iletişim gerekir. İletişim, bu sürecin kritik aşamalarından biridir. Şeffaf ve detaylı bir iletişim prosedürü izleyerek sürecin sorunsuz ilerlemesini sağlayabilirsiniz.
Kategori Yönetiminin Aşamaları Nelerdir?
Kategori yönetimi sürecinin önemli aşamaları şunlardır.
Analiz
Kategorizasyon, veri analizi ile başlar. Bu analiz sürecinde her harcama kategorisinin finansal etkisinin belirlenmesi gerekir. Ayrıca ürünlerin ihtiyaç ve koşulları da bu süreçte belirlenmelidir. Söz konusu analiz, eldeki bütün kategorilerin doğru bir biçimde planlanmasını ve organize edilmesini sağlar. Ayrıca bu sayede her birinin maliyetini belirlemek ve bu maliyetleri düşürmek için gereken önlemleri almak mümkündür. Veri analitiği uygulamalarıyla ürünlerden elde edilen bilgileri kapsamlı içgörülere dönüştürebilirsiniz.
Strateji Oluşturma
Dünyaca ünlü perakende devi Walmart, tedarik zincirindeki başarısını büyük ölçüde ürün kategorizasyonu için doğru strateji oluşturmasına borçludur. Firmanın stratejisi her tekil ürün için kategorizasyona dayalı bir kimlik üretme amacına dayanır. Söz konusu strateji, firmanın ürünlerini dünyanın her yerinde takip etmesini sağlayarak tedarikçi ilişkilerinden müşteri destek politikasına kadar pek çok konuda kolaylık sağlar. Her işletmenin kategorizasyon konusundaki ihtiyaçları farklıdır. Ürün ve hizmetlerinize uygun bir strateji geliştirerek kategori yönetimi süreçlerini başarıyla organize edebilirsiniz.
Uygulama
KY stratejilerini belirledikten sonra onları hayata geçirmek için gereken çalışmalar yapılmalıdır. Başlangıç aşamasında süreçlerin etkili bir biçimde uygulanması için gereken kontrol mekanizmalarının oluşturulması gerekir. Bu ayarlamaları yaparak sürecin işleyişini sağlayabilirsiniz. Yöntemleri belirledikten sonra kategorizasyonu uygulamaya başlayabilirsiniz. Örneğin; ürün kimliklerini belirlediyseniz elinizde yer alan envanteri kimliklendirip kayıt altına almanız mümkündür. Bu sürecin iyi planlanmış olması da oldukça önemlidir.
İyileştirme
Ürünlerinizin satış rakamları ve onlara gösterilen talep zamanla değişebilir. Yöntemlerinizin geçerliliğini koruması ve satış süreçlerinizin devam etmesi için kategori yönetimini bu değişen ihtiyaçlara uygun bir biçimde planlamanız gerekir. Örnek olarak; tahmin edilen tasarrufların gerçekleşip gerçekleşmediğini düzenli olarak kontrol edebilirsiniz. Eğer gerçekleşmiyorsa, yüksek maliyetlere sebep olan problemleri bulabilir ve bunları iyileştirmek için gereken adımları atabilirsiniz.
Kategori Yönetiminin Satınalma Stratejisindeki Rolü Nedir?
Kategori yönetimi, satış ya da üretim için satın alınan ürünlerin organize edilmesini sağlar. Bu yaklaşımın söz konusu süreçlerde sağladığı başlıca faydalar şunlardır:
- Harcamaların Optimizasyonu: Kategori yönetimi, her kategorinin özelliklerini anlayarak birleştirme fırsatlarını belirler, hacmi kullanır ve daha iyi şartlarla müzakere etme imkanı sağlar.
- Stratejik Tedarik: Kategorinin gereksinimlerine göre en iyi tedarikçileri belirleyerek maliyet, kalite ve güvenilirlik gibi çeşitli kriterlere dayalı olarak stratejik bir tedarik yaklaşımı sunar.
- Tedarikçi İlişki Yönetimi: Güçlü tedarikçi ilişkileri kurmak ve sürdürmek için tedarikçilerle sürekli iletişim kurar, şartları müzakere eder ve sözleşmeleri kesinleştirir.
- Risk Yönetimi: Tedarik zincirindeki potansiyel riskleri tanımlar ve bunları azaltmak için stratejiler geliştirir.
- Maliyet Azaltma: Kaliteyi riske atmadan maliyetleri düşürme yollarını bulur.
- Sürekli İyileştirme: Kategori yönetimi süreci, performans metrikleri, geri bildirim ve değişen koşullar temel alınarak düzenli olarak gözden geçirilir ve iyileştirmeler yapılır.
- Paydaşların Katılımı: İç paydaşlarla sürekli iletişim kurarak stratejilere destek sağlar ve iş hedefleriyle uyumlu bir şekilde hareket eder.
- Maliyet Tasarrufu: Stratejik bir satınalma yaklaşımı benimseyerek toplu alım fırsatlarını değerlendirir, müzakere eder ve böylece maliyet tasarrufu sağlar.
Sonuç olarak; kategori yönetimi, satınalma süreçlerini optimize ederek işletmelere maliyet tasarrufu, stratejik tedarik, risk yönetimi ve sürekli iyileştirme fırsatları sunar. Doğru bir kategorizasyon ve etkin uygulama, tedarik zincirini güçlendirir ve işletmelerin rekabet avantajını artırır.
