Ticari işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlamak amacıyla tüm alım satımların faturalandırılarak belgelendirilmesi ve muhasebeleştirilmesi gerekir. İşlemi gerçekleştiren tarafların her ikisinin de vergi mükellefi olması halinde sadece fatura kesmek yeterliyken taraflardan biri vergi mükellefi olmadığında fatura kesimi yasal olarak mümkün olamayacağı için fatura yerine gider pusulası adı verilen farklı bir belgenin düzenlenmesi gerekir.
Gider Pusulası Nedir?
Gider pusulası, fatura düzenlenmesinin uygun olmadığı durumlar için hazırlanan ve fatura yerine kabul gören bir evrak türüdür. Vergi mükellefi olmayan bir kişiden bir ürün veya hizmet satın alınması halinde satıcı tarafın fatura kesme yetkisi bulunmadığı için alıcı tarafın yaptığı ödemeye ilişkin fatura niteliği taşıyan bir belge hazırlaması gerekir.
Gider gösteren pusulada alıcı ve satıcı kişilerin adı, soyadı ve unvanlarının yanı sıra ürün/ hizmetin adı, miktarı, cinsi, bedeli ve vergi oranı gibi bilgiler bulunur. Malın/ ürünün teslimi ya da hizmetin gerçekleşmesi itibariyle 7 gün içerisinde düzenlenmesi gereken bu belge aksi halde hiç düzenlenmemiş kabul edilir.
Kimler Gider Pusulası Kullanır?
213 sayılı Vergi Usul Kanunu‘nun 234. maddesinde gider pusulasını kimlerin düzenleme yetkisi bulunduğu belirtilmektedir.
“Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler ile defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin ve serbest meslek erbabının: Vergiden muaf esnafa, yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları mallar için düzenleyip işi yapana veya malı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir. Bu belge birinci ve ikinci sınıf tüccarların, zati eşyalarını satan kimselerden satın aldıkları altın, mücevher gibi kıymetli eşya için de düzenlenir.” ibaresi yer alır.
Bu kanuna göre
- Serbest meslek erbapları,
- Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar,
- Vergi muafiyeti bulunan esnaflar,
- Kazancı basit usulde vergilendirilen ve defter tutma zorunluluğu bulunan çiftçiler gider pusulası hazırlamalıdır.
Gider Pusulası Ne Zaman (Hangi Durumlarda) Kesilir?
- Vergi mükellefi olan taraf vergi mükellefi olmayan taraftan bir ürün veya hizmet alımında bulunduğunda pusula kesmelidir.
- Tüketicinin satın almış olduğu ürünü/ malı/ hizmeti satıcıya iade etmek istediği durumlarda satıcı tarafından belge düzenlenir.
- Basit usulde vergilendirilen mükelleflerden herhangi bir sabit kıymet satın alımı yapıldığında söz konusu pusula düzenlenir.
- Serbest meslek erbaplarına arızi bir ödeme yapılması halinde pusula kesilir.
- Gelir Vergisi Kanunu’nun 18. maddesinde yer alan istisnalar dışında kalan satıcılardan ürün satın alındığı zaman gider pusulası düzenlenir.
Gider Pusulası Üzerinde Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?
Bir gider pusulasının usulüne uygun bir şekilde hazırlanabilmesi için bazı önemli bilgilerin üzerinde mutlaka bulunması gerekir.
- Düzenleme tarihi
- Seri ve sıra numarası
- İşi yaptıran ve yapanın ya da alıcı ve satıcı kişilerin adı soyadı (tüzel kişiler için unvanı), adres bilgileri, vergi dairesi ve hesap numarası
- İşin niteliği
- Malın cinsi
- Malın adedi
- Malın fiyatı ve toplam tutarı
- Vergi oranı ve net tutarı
Gider Pusulası Nasıl Düzenlenir?
Vergi mükellefi kişi gider pusulalarını maliye ile anlaşmalı matbaalara bastırabilir.
İkinci bir seçenek olarak isteyen mükellefler kırtasiyelerden boş gider pusulalarını temin ederek notere onaylattırabilir.
Gider gösteren pusula iki nüsha şeklinde düzenlenir. İki nüsha olarak düzenlenmeyen eksik ve yanlış hazırlanan gider pusulaları düzenlenmemiş kabul edilir.
Düzenlenen pusulanın bir nüshası vergi mükellefinde yani belgeyi hazırlayan tarafta kalırken diğer nüshası işi yapana yani vergi mükellefi olmayan ürün/ hizmet satıcısına teslim edilir.
Aynı zamanda pusulayı düzenleyen taraf hizmet aldığı satıcıya bu belgeyi imzalatmak durumundadır.
Gider Pusulası Hazırlarken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
Giderinizi belgelemek için pusula hazırlarken dikkat etmeniz gereken temel noktalar şunlardır:
1. Gerekli Bilgileri Eksiksiz Doldurun
Gider pusulası düzenlerken, belgede yer alması gereken bilgileri eksiksiz bir şekilde doldurmalısınız. Bu bilgiler arasında alıcı ve satıcı bilgileri, tarih, tutar, mal veya hizmetin açıklaması gibi detaylar bulunur. Tüm bu bilgilerin doğru ve tam olarak belgede yer alması önemlidir.
2. Vergi Kanunlarına Uygun Olun
Gider pusulası düzenlerken vergi kanunlarına uygun hareket etmeniz gerekmektedir. Vergi mükellefi olmayan kişilerden alınan mal ve hizmetlerin belgelendirilmesi ve vergilendirilmesi için gider pusulası kullanılır. Vergi mevzuatına uygun olarak gider pusulasını doğru şekilde düzenlemek, yasal yükümlülüklerinizi yerine getirmenizi sağlar.
3. Belgeleri Saklayın ve Arşivleyin
Gider pusulalarını düzenledikten sonra bu belgeleri saklamak ve arşivlemek önemlidir. Vergi denetimleri veya muhasebe kayıtlarının düzenlenmesi gerektiğinde bu belgeleri kullanmanız gerekebilir. Belgeleri düzenli bir şekilde saklayarak ileride olası sorunlarda kolayca erişebilirsiniz.
4. Muhasebe Kayıtlarınızı Güncel Tutun
Gider pusulaları, işletmelerin muhasebe kayıtlarının doğru ve güncel olmasını sağlar. Bu nedenle, düzenlediğiniz gider pusulalarını muhasebe kayıtlarınıza düzenli olarak işlemeniz önemlidir. Güncel muhasebe kayıtları, işletmenizin finansal durumunu takip etmeniz ve vergi beyannamesi gibi yasal yükümlülükleri yerine getirmeniz için gereklidir.
5. İlgili Mevzuatı Takip Edin
Gider pusulalarını düzenlerken ilgili mevzuatı takip etmeniz önemlidir. Vergi mevzuatında zaman zaman değişiklikler olabilir ve bu değişiklikleri takip etmek, doğru ve güncel bilgilere sahip olmanızı sağlar. Vergi mevzuatındaki değişikliklere uyum sağlamak, işletmenizin yasal yükümlülüklerini yerine getirmeniz için önemlidir.
İşletmenizin gelir giderlerini bilgilemek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri “Muhasebeciler” sayfamızdaki içerikleri okuyarak öğrenebilirsiniz.
