Büyük veya küçük ölçekli fark etmeden bütün işletmelerin finansal süreçlerinin takibini gerçekleştirebilmesi için muhasebe kaydı tutması gerekir. Tüm mali işlemler belirli muhasebe adımlarından geçerek kayıt edilir ve raporlanır, ihtiyaç halinde tekrar kullanılır. Bu düzeni sağlamak amacıyla bazı muhasebe hesap kodları kullanılmaktadır. Bu kodlar aracılığıyla işlemler daha sistematik bir biçimde işlenebilir, takip ve kontrolü daha sağlıklı yürütülebilir.
Bu kodlar nelerdir ve ne işe yarar, inceleyelim.
Muhasebe Kodu Nedir?
Finansal bir veri, muhasebenin 4 farklı görevi kapsamında değerlendirilir: Kayıt etme, sınıflandırma, raporlama ve analiz etme.
Muhasebe işlemlerinin bu görevler doğrultusunda kayıt altına alınırken düzenli, pratik ve kolay ulaşılabilir olması amacıyla birtakım kodlardan faydalanılır. Sınıflandırma işleminin daha sistemli bir şekilde yürütülmesine yardımcı olan bu kodlara muhasebe hesap kodu denir.
Muhasebe hesap kodlarının yer aldığı listeye ise tek düzen hesap planı adı verilir.
Bilanço esasına göre defter tutan işletmelerin tek düzen hesap planı tutmaları zorunludur.
Muhasebe Kodlarının Özellikleri
Muhasebe hesap kodlarının oluşumu belirli kurallara dayanır. Bir kod hazırlanırken şu özelliklere dikkat edilerek oluşturulur:
- Her bir muhasebe kodu 3 haneli rakamlardan oluşur.
- Hesap kodunun ilk rakamı hesabın yer aldığı hesap sınıfını ifade eder.
- Hesap kodunun ikinci rakamı hesabın bulunduğu hesap grubunu ifade eder.
- Hesap kodunun son yani üçüncü rakamı büyük defter hesabını ifade eder.
- 1,2,3,4 ve 5 rakamıyla başlayan hesaplar bilanço hesaplarıdır.
- 6 rakamıyla başlayan hesaplar gelir tablosu hesaplarıdır.
- 7 rakamıyla başlayan hesaplar gider hesaplarıdır.
- 9 rakamıyla başlayan hesaplar tali hesap yani nazım hesaplarıdır ve bilgi amaçlıdır.
Muhasebe Hesap Kodları Nelerdir?
Tek düzen hesap planında yer alan ana hesap kodları şunlardır;
1. 320 Muhasebe Hesap Kodu: 320 hesap kodu satıcılar hesabıdır. Bu hesap ile senetsiz borçların takibi yapılır. Satıcıların firmaya olan senetsiz borçları alacak olarak eklenir, ödeme gerçekleştikten sonra borç olarak yazılır.
320 satıcılar hesabı koduna ilişkin diğer hesaplar şunlardır;
- 321- Borç senetleri hesabı
- 322- Borç senetleri reeskontu
- 326- Alınan depozito ve teminatlar
- 329- Diğer ticari borçlar
2. 760 Muhasebe Hesap Kodu: 760 hesap kodu pazarlama, satış ve dağıtım giderleri hesabıdır.
Bu hesap ile firmanın sunduğu ürün veya hizmetin üretim aşamasından başlanarak müşteriye teslimine kadar geçen süreçte ortaya çıkan giderler kaydedilir. Hammaddenin firmaya girişinden ürünün firmadan çıkıp son kullanıcıya ulaşana kadarki geçen süre zarfında yapılan harcamalar, 760 kodlu hesaba borç olarak girilir. Dönem sonu geldiğinde 760 ve 761 kodlu hesaplar karşılaştırılır ve veriler 761 kodlu hesaptan 631 kodlu hesaba devrettikten sonra 761 kodlu hesap kapatılır.
760 hesap koduna ilişkin diğer hesaplar şunlardır;
- 761- pazarlama, satış ve dağıtım giderleri yansıtma hesabı
- 762- pazarlama, satış ve dağıtım giderleri fark hesabı
3. 770 Muhasebe Hesap Kodu: 770 hesap kodu genel yönetim giderleri hesabıdır.
Bu hesap ile firmanın güvenlik, hukuk, büro ve mali işlerinin giderleri takip edilir. Şirket kurulumu, personel masrafları, işletme organizasyonları, yönetim fonksiyonları, kredi ve tahsilat işlemleri gibi verilerin borç kalemleri bu hesap üzerinden takip edilir.
Dönem sonu geldiğinde 770 ve 771 kodlu hesaplar karşılaştırılır ve kapatılır.
770 hesap koduna ilişkin diğer hesaplar şunlardır;
- 771- genel yönetim giderleri yansıtma hesabı
- 772- genel yönetim giderleri fark hesabı
Ana muhasebe hesap kodları ile tek düzen hesap planı düzenli bir şekilde yürütülebilir. Resmi bir belge olan hesap planı ile işletmenin mali işlerinin takip ve kontrolü daha güvenli gerçekleşir.
