Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Belge kullanımında önemli bir değişikliğe gidiyor. Son düzenleme ile birlikte elektronik belgelerde karekod kullanımı zorunlu hale getirildi. 1 Eylül 2023 tarihinden itibaren yürürlüğe girecek olan düzenleme, belirli belge türlerinde söz konusu uygulamayı şart koşuyor.
Elektronik Belgeler ve Dijital Dönüşüm
Elektronik belgeler, kâğıt belgelerin yerini alan, tamamen dijital ortamda düzenlenen dokümanlardır. Bu belgeler, veri saklama maliyetlerini azaltırken aynı zamanda çevre dostu bir yaklaşımı desteklemektedir. Güvenlik, verilere ulaşma kolaylığı gibi avantajları bulunan elektronik belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre düzenlenmelidir.
Faturalarda Karekod Kullanımı Ne İşe Yarar?
Faturalarda kod kullanımının sağladığı başlıca faydalar şunlardır:
Muhasebe Kayıtlarının Daha Hızlı ve Doğru Tutulması
Faturalarda QR kod kullanımı, muhasebe departmanları için büyük kolaylık sağlar. Karekod, faturalardaki bilgileri hızlı bir şekilde tarayarak, manuel veri girişi hatalarını minimize eder. Bu, muhasebe kayıtlarının daha doğru ve güvenilir olmasına olanak tanır. Aynı zamanda, işletmelerin mali tablolarını daha hızlı bir şekilde oluşturmasına ve güncel tutmasına yardımcı olur.
Müşterilere Bilgi Erişiminde Hızlı ve Pratik Çözüm
Faturalarda QR kod kullanımı, müşterilere bilgilere hızlı ve kolay erişim imkanı tanır. Müşteriler, faturalarındaki kodları taratarak, önceki işlemlerine, ödeme geçmişlerine ve diğer önemli bilgilere anında ulaşabilirler. Bu, müşteri memnuniyetini artırır ve müşterilerin işletme ile olan ilişkisini güçlendirir.
Kâğıt İsrafının Önlenmesi ve Sürdürülebilirlik
Geleneksel fatura sistemleri genellikle büyük miktarda kağıt israfına neden olur. Faturalarda QR kod kullanımı, kağıt kullanımını minimuma indirerek çevre dostu bir yaklaşım sunar. Elektronik faturalar, sadece kağıt tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda posta yoluyla gönderilen faturaların oluşturduğu karbon ayak izini azaltarak sürdürülebilir bir işletme modeline katkıda bulunur.
e-Belgelerde Karekod Kullanımı
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan son düzenleme ile elektronik belgelerin çoğunluğunda karekod kullanımı zorunlu hale getirildi. Bu düzenleme, 1 Eylül 2023 tarihinde yürürlüğe girecek ve belirli belge türlerinde QR kod kullanımını zorunlu kıldı. Kılavuzda belirtilen bilgilere göre, mükellefler bu tarihe kadar belgelerine söz konusu kodu eklemekle yükümlüdür.
Hangi Belgelerde Karekod Kullanımı Zorunlu?
509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, birçok elektronik belge türünde karekod kullanımını zorunlu kılmaktadır. Bu belgeler arasında e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu gibi önemli belgeler yer almaktadır. Her belge türü için QR kod içermesi gereken bilgiler belirlenmiştir.
Karekodda Hangi Bilgiler Olmalı?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı kılavuzda, her belge türü için karekodda bulunması gereken bilgiler detaylı bir şekilde açıklanmıştır. Örneğin, e-Fatura kodunda gönderen ve alıcıya ait vergi kimlik numaraları, belge tarihi, fatura numarası gibi bilgiler bulunmalıdır. Her bir belge türü için bu detaylı bilgileri içeren kılavuz, mükelleflerin QR kodlarını eksiksiz ve doğru bir şekilde oluşturmasına rehberlik etmektedir.
Belge Türlerine Göre Karekod Bilgileri
Belge türlerine göre bulunması gereken bilgiler aşağıdaki gibidir:
e-Fatura Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası
- Gönderen T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- Fatura Tipi
- Fatura Tarihi
- Fatura Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN)
- Belge Para Birimi
- Mal Hizmet Tutarı
- Mal Hizmet KDV Matrahı
- Hesaplanan KDV Tutarı
- Vergiler Dahil Toplam Tutar
- Ödenecek Tutar
e-Arşiv Fatura Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası
- Gönderen T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- Fatura Tipi
- Fatura Tarihi
- Fatura Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN)
- Belge Para Birimi
- Mal Hizmet Tutarı
- Mal Hizmet KDV Matrahı
- Hesaplanan KDV Tutarı
- Vergiler Dahil Toplam Tutar
- Ödenecek Tutar
e-İrsaliye Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası ve T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- İrsaliye Tipi
- Belge Tarihi
- Belge Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Num
arası (ETTN)
- Fiili Sevk Tarihi
- Fiili Sevk Zamanı
- Taşıyıcı Bilgileri Vergi Kimlik Numarası
- Taşıyıcı Plaka Bilgisi
e-SMM Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası
- Gönderen T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- Belge Tarihi
- Belge Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN)
- Belge Para Birimi
- Brüt Ücret Tutarı
- Tahsil KDV Tutarı
- KDV Tevkifat Tutarı
- Gelir Vergisi Stopaj Tutarı
- KDV Tutarı
- Net Ücret Tutarı
- Tahsilat (Net Tahsilat)
e-Müstahsil Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası
- Gönderen T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- Senaryo
- Tipi
- Belge Tarihi
- Belge Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN)
- Belge Para Birimi
- Mal Hizmet Toplam Tutarı
- Gelir Vergisi Stopaj Tutarı
- Mera Fonu Ücreti
- Borsa Tescil Ücreti
- Hesaplanan SGK Prim Kesintisi
- Ödenecek Tutar
Sonuç
Karekod kullanımı, elektronik belgelerdeki önemli bilgilere hızlı ve pratik bir şekilde ulaşma imkanı sağlar. Ayrıca, bu teknoloji sayesinde belgelerin gizliliği de korunabilir. Mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kılavuzları detaylı bir şekilde inceleyerek, belgelerine gerekli karekodları eklemelidir.
