Ticari faaliyet yürüten işletmelerin başarılı olabilmeleri için öncelikle sağlıklı bir bütçe yönetimi gerçekleştirebilmeleri gerekir. Sağlıklı bir bütçe yönetiminin ilk koşulu ise şirket hesaplarının etkili bir biçimde kaydedilmesi ve takibinin sağlanması ile mümkündür. İşte bu sebeple cari hesap takibi şirketler için oldukça önemlidir. Peki, cari hesap nedir ve takibi nasıl yapılır?
Cari Hesap Nedir?
Şirketlerin sürekli iş ilişkisi içinde olduğu tedarikçileri ve müşterileri ile arasında düzenli olarak gerçekleşen ödeme ve takas işlemlerine kolaylık getiren ödeme aracına cari hesap denir.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve muhasebe uygulamaları açısından cari hesap kavramı şu şekilde tanımlanmıştır: “2 kişinin herhangi bir hukuki sebep veya ilişkiden doğan alacaklarına teker teker ve ayrı ayrı istemekten karşılıklı olarak vazgeçip bunları kalem kalem alacak ve borç şeklinde çevirerek hesabın kesilmesinden sonra çıkacak artan tutarı (bakiyeyi) isteyebileceklerine ilişkin sözleşme cari hesap sözleşmesidir.”
Özünde bir takas rejimidir. Birbirleriyle para, mal ve hizmet alışverişi sebebiyle sürekli ilişki içinde olan tarafların belli süreliğine karşılıklı olarak borçlarını ödemekten ve alacaklarını istemekten vazgeçerek bunları hesaba yazmaları, belli bir sürenin sonunda takas sureti ile ortaya çıkan borç ve alacağı kabul etmeleri durumudur.
Cari Hesap Yönetiminin Önemi
Cari hesabın en önemli işlevi taraflar arasındaki münferit maddi ödemelerin ve takasların önüne geçerek iş hayatına kolaylık sağlamasıdır. Böylece gereksiz para hareketlerini ortadan kaldırıp zamandan ve operasyonel süreçlerden tasarruf sağlar. Söz konusu hesaplama yöntemi aynı zamanda ticaret hayatında kişiler arası alacak ve vereceklerini belirlenmesi için bir güvence sistemidir.
Alacak ve borçların detaylı bir şekilde takip edilmesine olanak tanıyan sistem böylece kime ne kadar ödeme yapacağınızı bilir ve gerekli durumlarda ödemelerinizi gerçekleştirebilmek için takım önlemler almanıza fırsat tanır. Ne kadar alacağınız olduğunu güvenilir bir şekilde takip edebileceğinizden gelecek para ile ilgili yatırım planları yaparak başarılarınızı artırabilir, işletmenizi büyütebilirsiniz. Söz konusu hesapların önemiyle ilgili öne çıkan başlıca başlıklar şunlardır:
1. Finansal Durumun İzlenmesi
Cari varlıklar, finansal durumun kontrolü açısından büyük bir önem taşır. Müşterilere verilen krediler, tedarikçilere olan borçlar ve tahsilatlar cari hesaplarda kaydedilir. Bu hesaplar, işletmenin alacaklarını, borçlarını, nakit akışını ve likidite durumunu takip etmek için kullanılır. Doğru bir cari hesap yönetimi, işletmenin finansal dengeyi sağlamasına ve gerektiğinde önlem almasına yardımcı olur.
2. Müşteri İlişkilerinin Güçlendirilmesi
Bahsedilen hesaplar, müşteri ilişkilerinin güçlendirilmesi için önemli bir araçtır. Müşterilerle yapılan işlemler kaydedilerek, alacak ve borç durumları takip edilir. Müşterilere sağlanan krediler, ödeme süreleri ve indirimler gibi bilgiler, müşteri ilişkilerinin yönetiminde etkili olabilir. Müşterilerin ödemelerini zamanında yapmaları ve işletmeye olan güvenlerinin artması, uzun vadeli işbirlikleri ve sadakat oluşturabilir.
3. Nakit Akışının Kontrolü
Cari hesabın düzenli olarak takip edilmesi, işletmenin nakit akışını kontrol altında tutmasına yardımcı olur. Müşterilerden gelen tahsilatlar ve tedarikçilere yapılan ödemeler cari hesaplardan izlenir. Doğru bir cari hesap yönetimi, ödemelerin zamanında yapılmasını ve gecikmelerin önlenmesini sağlar. Bu da işletmenin likidite durumunu iyileştirir ve nakit akışını düzenler.
4. Finansal Analiz ve Raporlama
Cari hesaplar, işletmenin finansal analiz ve raporlama süreçlerinde önemli bir rol oynar. Hesaplar düzenli olarak güncellenir ve finansal tablolara yansıtılır. Bu sayede işletme yöneticileri, cari hesap verilerini analiz ederek satış performansını, ödeme süreçlerini ve finansal göstergeleri değerlendirebilir. Finansal raporlar, işletmenin genel performansını anlamak ve stratejik kararlar almak için kullanılır.
Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır?
Birbirleri ile hizmet ve mal alışverişi yapan tarafların alım-satım hareketlerini kayıt altına alarak borç ve alacak muhasebesinin takibine cari hesap takibi denir. Hem geçmişe yönelik bilgilere ulaşabileceğiniz hem de güncel bilgilere ulaşabileceğiniz hesap takibi 3 şekilde yapılabilir.
1- Cari Hesap Defteri
Cari hesapların hesap defterleri üzerinden takibi en geleneksel yöntemlerden biridir. Bu yöntem geleneksel olduğu kadar da meşakkatlidir. Defter, 3 ana bölümden oluşur. Bölümlerden birinde mükellefin alacakları, bir diğer bölümde satıcılara olan borçları, üçüncü diğer bölümde ise vergi borçları ve diğer alacakları yer alır.
2- Excel Programı Üzerinden Cari Hesap Takibi
Cari hesap takibini Excel programı ile yapmak defterle hesap tutmaktan daha yorucu ve karmaşıktır. Bu yöntemde her müşteri ve her tedarikçi için özel olarak düzenlenmiş özel kartlar oluşturmanız gerekir. Her bir hesap kartının içinde hesap tipi, takip numarası, unvanı, alacak bakiyesi, borç bakiyesi gibi bilgiler yer almalı ve bu bilgiler sık sık güncellenmelidir. Bunun yanında bir de vergi borçları ve diğer alacaklar için de ayrı bir kart düzenlenmesi ve bu kartta da tek tek borçların ve alacakların listelenmesi gerekir.
Takip yapması oldukça zor olan Excel programlarının en büyük dezavantajı ne kadar özenli hesap yapmaya çalışırsanız çalışın hata yapma olasılığının yüksek olmasıdır.
3- Bulut Tabanlı Cari Hesap Takip Programları
Gelişen teknoloji ile birlikte muhasebe programlarının da geliştirilmesi ve geliştirilen programlar ile muhasebe işlemlerinin çok daha kolay hale gelmesi beklenen bir süreçtir. Türkiye’deki cari hesap mevzuatına uygun şekilde geliştirilen fatura ve finansal yönetim uygulamaları ile geleneksel muhasebe programlarından çok daha güvenilir ve çok daha pratik şekilde takip yapabilirsiniz. Firmaların bütün işlemleri günlük olarak hesaplama programına kaydedilir ve bütün alacakların ve ödemelerin takibi program üzerinden bir tuşla yapılabilir.
Kişiler arasında ticari sebeplerden kaynaklanan ilişkilerden dolayı ortaya çıkan alacakların teker teker veya ayrı ayrı istenmesi yerine tek tek bütün alacakların ve borçların hesaplanması ve ardından dönem sonunda ortaya çıkan tutara göre alacak ya da vereceğin belirlenmesini sağlayan sistem, muhasebe departmanlarının iş yükünü azaltması ile zamandan, alım-satımlardaki hata payını en aza indirmesi ile paradan tasarruf sağlar.
Cari Hesap Yaparken Nelere Dikkat Edilmelidir?
1. Detaylı Kayıtlar Tutun
Cari hesapları yönetirken, detaylı kayıtlar tutmak önemlidir. Müşterilerinizle veya tedarikçilerinizle gerçekleştirdiğiniz her işlemi düzenli bir şekilde kaydetmelisiniz. Ödemeleri, tahsilatları, alacakları ve borçları net bir şekilde belgelemek, daha sonra yaşanabilecek sorunları önlemek için önemlidir.
2. Güncel Olarak Takip Edin
Hesapları düzenli olarak güncellemek ve takip etmek önemlidir. İşletmenizle müşterileriniz veya tedarikçileriniz arasında gerçekleşen her işlemi mümkün olan en kısa sürede kaydetmek, hesapların güncel ve doğru olmasını sağlar. Ayrıca, cari hesapları düzenli olarak kontrol ederek gecikmiş ödemeleri veya tahsilatları belirleyebilir ve gerektiğinde müdahale edebilirsiniz.
3. İndirim ve Gecikme Faizi Politikaları Belirleyin
Hesaplarınızla ilgili indirim ve gecikme faizi politikaları belirlemek, ödemeleri teşvik etmek ve gecikmeleri önlemek için etkili bir yoldur. Müşterilere belirli bir süre içinde ödeme yapmaları durumunda indirim uygulayabilir veya gecikmelerde faiz talep edebilirsiniz. Bu politikalar, hem işletmenizin likiditesini korumanıza yardımcı olur hem de müşterileri ödemeleri konusunda teşvik eder.
4. İşbirliği ve İletişim
Hesapları yönetirken işbirliği ve etkili iletişim önemlidir. Müşterilerinizle veya tedarikçilerinizle açık bir iletişim kurmalı ve işbirliği içinde çalışmalısınız. Ödemeler, tahsilatlar veya anlaşmazlıklar hakkında sorunları çözmek için düzenli iletişimde bulunmalısınız. Bu, cari hesapların düzgün bir şekilde yönetilmesini sağlar ve iş ilişkilerinin sürdürülebilirliğini destekler.
İşletmenizle ilgili hesapları doğru bir biçimde yapmak için ihtiyacınız olan bilgileri “Muhasebeciler” sayfamızda yer alan içerikleri okuyarak öğrenebilirsiniz.
