Günümüzde satın alma ve ödeme şekli olarak kullanılan farklı seçenekler bulunmaktadır. Özellikle kredi kartı aracılığı ile yapılan ödemelerde alıcı, satıcı veya her ikisi için kolaylık sağlayabilen yöntemler kullanılabilir. Mail order işlemi de bunlardan biridir. Kredi kartına fiziksel olarak bağlı kalmaksızın ödeme rahatlığı sunması ile order uygulaması, yavaş yavaş yerini yeni alternatif uygulamalara bıraksa da hala sıklıkla tercih edilmektedir.
Mail Order Nedir?
Bir işletmeden bir ürün veya hizmet satın alırken fiziksel bir kredi kartına ihtiyaç duyulmadan kart bilgilerinin fiziksel veya sanal bir posa manuel olarak girilerek ödemenin gerçekleştiği işleme mail order (posta siparişi) adı verilir.
Kısacası posta siparişi, kredi kartının pos cihazına çip okutma veya temassız ödeme yapmasıyla gerçekleşen klasik kredi kartı ödemesi ve online ödeme yoluyla kart bilgilerinin sisteme elle girilmesi yöntemlerinin birleşiminden meydana gelen bir ödeme şeklidir.
Posta siparişi, kredi kartının alıcının yanında olmadığı, kartın çipi veya manyetiğinin bozulduğu ve ödeme almaya imkân tanımadığı veya alıcı ve satıcının bir arada bulunmadığı durumlarda tercih edilebilen bir uygulamadır. Mail order işlemini gerçekleştirirken müşteri ve satıcı aynı mekanda olabilir ya da olmayabilir. Her iki durumda da işlem yapılabilir.
Mail order ile yapılan ödemeler, aynı kredi kartları ile yapılan normal harcamalarda olduğu gibi peşin veya taksitli olarak gerçekleştirilebilir.
Mail Order Neden Önemlidir?
Ibısworld verilerine göre mail order ile yapılan işlemler 2018 ile 2023 yılları arasında önceki yıllara göre %4.2 oranında artış göstermiştir. Sipariş formu, müşterilerinizin taleplerini ve ihtiyaçlarını anlamanızı sağlayan bir iletişim aracıdır. Doğru bir şekilde tasarlanmış ve yönetilen bir sipariş formu, hem müşterilerinizin beklentilerini karşılamanıza hem de iş süreçlerinizi düzenlemenize yardımcı olur. Ayrıca, doğru verileri toplayarak analiz yapmanızı ve işletmenizi daha iyi bir şekilde yönetmenizi sağlar.
Sipariş Formunun Bileşenleri
Sipariş formu, genellikle aşağıdaki bileşenleri içerir:
Müşteri Bilgileri
Müşteri bilgileri, siparişin doğru bir şekilde işleme alınabilmesi için önemlidir. Ad, soyadı, iletişim bilgileri gibi temel bilgilerin yanı sıra, bazı durumlarda teslimat adresi gibi ek bilgilerin de toplanması gerekebilir.
Ürün Bilgileri
Sipariş formunda, müşterinin hangi ürünü veya ürünleri sipariş ettiği bilgisi yer almalıdır. Ürün adı, miktarı, renk veya boyut gibi detaylar bu bölümde belirtilmelidir.
Ödeme Bilgileri
Ödeme bilgileri, siparişin finansal yönünü yönetmek için gereklidir. Müşterinin kredi kartı bilgileri veya tercih ettiği ödeme yöntemi gibi bilgiler bu bölümde talep edilebilir.
Sipariş Özeti ve Onaylama
Sipariş formunun sonunda, müşterinin verdiği bilgilerin bir özeti yer almalıdır. Bu özet, müşterinin siparişini gözden geçirmesine ve doğruluğunu onaylamasına olanak tanır.
Mail Order Nasıl Yapılır?
Kart bilgileri ve güvenlik söz konusu olduğunda ‘mail order nasıl yapılır?’ sorusu daha çok merak uyandırabilir.
Mail order işlemini gerçekleştirirken tercih edilen iki farklı yöntem vardır:
1. Pos üzerinden ödeme alınması:
Posta siparişi yapılırken alıcının kart bilgileri yani kart numarası, kart üzerindeki son kullanma tarihi ve kart arkasındaki güvenlik kodu (CVV), pos cihazına manuel olarak tuşlanır. Ardından ödeme gerçekleşir ve pos cihazı işletme tarafından saklanması gereken tek bir slip vererek ödeme tamamlanır. Müşteriye slip verilmez.
2. Kart sahibine bir izin formu doldurtulması:
Mail order işlemi için alışverişi gerçekleştiren kişinin, kart numarası, kart üzerindeki son kullanma tarihi ve kart arkasındaki güvenlik kodu gibi kart bilgilerini işletme ile paylaşması gerekmektedir. Bu nedenle her iki tarafı da yakından ilgilendirecek endişeye yol açan bazı güvenlik sorunları olabilir.
Alıcı ve satıcıyı karşılıklı olarak korumak amacıyla işletme, müşterisine mail yoluyla bir onay formu yollayarak işlem için onayını yazılı bir şekilde isteyebilir. Sipariş formunda alıcının kişisel bilgileri, gerekli kart bilgileri, alışveriş tutarı ve imzası bulunurken satıcının da kaşe ve imzası yer alır.
Bazı firmalar kart sahibinin nüfus cüzdanı fotokopisini de isteyebilmektedir. Formda yer alan bilgiler sadece belirtilen tarihteki alışverişte kullanım için geçerlidir.
Formun doldurulması ve firmaya iletilmesinin ardından ödeme ister fiziki bir pos cihazına elle tuşlama yaparak ister sanal bir posa bilgileri girerek tamamlanır.
Mail Order İşleminin Avantaj ve Dezavantajları Nelerdir?
Mail order hem işletmeye hem de müşteriye avantaj ve dezavantajları bir arada getirir.
- Kredi kartı yanınızda olmasa da alışveriş imkânı sunar.
Mail order işleminin sağladığı en büyük kolaylık, fiziksel bir karta ihtiyaç duyulmamasıdır. Müşterinizin kredi kartı yanında değilse, manyetiği bozuksa veya farklı bir sebeple pos cihazında kart tanımlanmıyorsa bu yöntemle alışveriş yapılabilmesi mümkündür.
Sadece kart numarası, tarihi ve güvenlik kodundan oluşan kart bilgileri ile ödeme yapabilme imkânı oluşur. Böylelikle alışverişin gerçekleşmesi için fiziki olarak yanınızda bir kredi kartı taşıma zorunluluğu ortadan kalkar.
- Müşterinin uzakta olması halinde kolaylık sağlar.
Bir müşteri kendisine uzak bir işletmeden alışveriş yapma arzusunda olduğunda satışın ve ödemenin gerçekleşmesi için alıcı ve satıcının bir araya gelmesi gerekmez. Alıcı ve satıcılar farklı şehirlerde bulunuyor olabilir. Bu gibi durumlarda mail order her iki tarafa da büyük bir kolaylık sağlar. Aynı yerde bulunmadan ödeme alınabilir.
- Kart sahiplerinin rızası dışında kart bilgilerinin kullanımına yol açabilir.
Mail order ile ödeme alınırken bazı kart bilgilerinin satıcı ile paylaşılması ödemenin gerçekleşmesi için mecburidir. Ancak bu durum beraberinde bazı riskleri de doğurur. Kötü niyetli kullanıcıların eline geçen kart bilgileri ile alıcının rızası dışında işlem yapılabilmektedir. Müşterinin izni olmayan ödemelere itiraz hakkı bulunmakla birlikte süreç rahatsızlık verebilir.
- Satıcıda bulunan kart bilgileri 3. kişilerin eline geçerek kart sahiplerinin rızası dışında kullanılabilir.
Mail order işleminin ortaya çıkardığı güvenlik açığı, işletmenin müşterisinden ödeme için talep ettiği kart bilgilerinin 3. şahısların eline geçerek dolandırıcılık riskini ortaya çıkarabilmektedir. Bu gibi durumlarda sorumluluk işletmeye ait olduğundan ödeme öncesi alıcıdan sipariş formunu doldurmasını talep etmek, bu güvenlik sorununu ortadan kaldıracaktır.
Mail Order İşleminde Nelere Dikkat Edilmelidir?
Sipariş formunun etkili bir şekilde kullanılması için aşağıdaki en iyi uygulamalara dikkat etmek önemlidir:
Basit ve Kullanıcı Dostu Tasarım
Sipariş formu, kullanıcılarınızın kolaylıkla doldurabileceği ve anlayabileceği bir şekilde tasarlanmalıdır. Karmaşık bir yapıya sahip formlar müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyebilir ve siparişlerin yanlış veya eksik olarak alınmasına neden olabilir.
Zorunlu Alanların Belirtilmesi
Müşterilerinizden toplamak istediğiniz bilgileri belirleyin ve bunları formda zorunlu alanlar olarak işaretleyin. Bu şekilde, önemli bilgilerin eksik bırakılması engellenir ve siparişler daha hızlı işleme alınabilir.
Doğrulama ve Onaylama
Müşterilerinizin verdikleri bilgileri doğrulamalarını sağlayacak mekanizmalar ekleyin. Örneğin, siparişin onaylanması için e-posta doğrulama veya SMS doğrulama gibi yöntemler kullanabilirsiniz. Bu, müşteri verilerinin doğruluğunu sağlamanıza yardımcı olur.
Mobil Uyumlu Olması
Mobil cihazlar üzerinden yapılan siparişlerin artmasıyla birlikte, sipariş formunun mobil uyumlu olması da önemlidir. Formun kullanımı ve görüntülenmesi mobil cihazlara uygun şekilde tasarlanmalıdır.
Müşterilerinizin siparişlerini doğru bir şekilde almak ve işlemleri sorunsuz bir şekilde tamamlamak, müşteri memnuniyetini artırırken işletmenizin başarısını da etkileyecektir. Sipariş formunun tasarımında kullanıcı dostu olmaya özen gösterin, zorunlu alanları belirleyin ve doğrulama mekanizmaları ekleyin. Ayrıca, mobil uyumluluğa da dikkat ederek müşterilerinizin her platformda rahatlıkla sipariş verebilmesini sağlayın. Böylece, işletmeniz için başarılı bir sipariş yönetimi sağlayabilirsiniz. Çevrimiçi ürün satışlarında etkili sonuçlar almak isterseniz “E-ticarette Başarılı Olmank” başlıklı içeriğimizi okuyabilirsiniz.
