Kısaca: e-Arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (nihai tüketiciler ve e-fatura kullanmayan işletmeler) elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Satıcı faturayı elektronik olarak oluşturur, saklar ve GİB'e raporlar; alıcıya e-posta, SMS ya da kâğıt çıktı olarak iletir.
e-Arşiv fatura nasıl çalışır?
Satıcı, alıcının GİB'in e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde olmadığını kontrol eder ve faturayı e-arşiv olarak düzenler. Fatura mali mühür ya da elektronik imzayla oluşturulur, elektronik ortamda saklanır ve düzenlenen faturaların bilgisi GİB'e raporlanır. Alıcı faturayı genellikle e-posta ile ya da kâğıt çıktı olarak alır; kâğıt çıktı da elektronik belgenin bir sureti sayılır.
e-Arşiv fatura da e-fatura gibi GİB portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon yoluyla düzenlenebilir.
Kimler kullanır?
- e-Fatura mükellefleri: e-Faturaya geçen mükellefler, e-faturaya kayıtlı olmayan alıcılara kâğıt fatura yerine e-arşiv fatura düzenler.
- İnternet üzerinden satış yapanlar: Bu faturaları e-arşiv olarak düzenlemek zorundadır.
- Diğer mükellefler: e-Fatura kapsamında olmayan mükellefler de belirli tutarı aşan faturalarını e-arşiv olarak düzenlemek zorundadır. Tutar, Vergi Usul Kanunu genel tebliğleriyle güncellendiği için GİB'in e-Belge sayfasından kontrol edilmelidir.
e-Arşiv fatura ile e-fatura farkı
| e-Fatura | e-Arşiv fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | GİB'e e-fatura kullanıcısı olarak kayıtlı mükellef | e-faturaya kayıtlı olmayan herkes (nihai tüketici, kayıtlı olmayan şirket) |
| İletim | GİB sistemi üzerinden alıcının e-fatura kutusuna | E-posta, SMS ya da kâğıt çıktı olarak |
| Ret / itiraz | Ticari senaryoda sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı verilebilir | Sistem üzerinden ret yoktur; genel hükümlere göre itiraz edilir |
Hangi belgenin hangi durumda kullanıldığını fatura türleri yazımızda karşılaştırmalı olarak anlattık.
Yönetici için üç dikkat noktası
- Alıcı kontrolünü otomatikleştirin: Muhasebe ya da e-ticaret yazılımı, faturalama anında alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını sorgulamalı.
- İptal ve itiraz süreçlerini bilin: e-Arşiv faturada sistem üzerinden ret yoktur; iptal ve itirazlar GİB düzenlemelerine ve genel hükümlere göre yürütülür.
- Saklama yükümlülüğü: Elektronik belgeler, kâğıt belgeler gibi vergi mevzuatındaki süreler boyunca saklanmalı ve istendiğinde ibraz edilebilmelidir.
Sık sorulan sorular
e-Arşiv fatura nedir, kısaca?
e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen faturadır.
e-Arşiv fatura kime kesilir?
Nihai tüketicilere ve e-fatura kullanmayan işletmelere. Alıcı e-fatura kullanıcısıysa e-arşiv değil e-fatura kesilir.
e-Arşiv fatura geçerli mi?
Evet. e-Arşiv fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; kâğıt çıktısı da elektronik belgenin sureti sayılır.
e-Arşiv fatura iade edilebilir mi?
e-Fatura sistemindeki gibi sistem üzerinden ret yoktur. İade ve itirazlar için alıcının iade faturası, noter, KEP veya iadeli taahhütlü posta gibi yollarla bildirimde bulunması gerekir.
İlgili terimler
Kaynaklar: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 242; 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği; Gelir İdaresi Başkanlığı e-Belge uygulamaları (ebelge.gib.gov.tr). Son güncelleme: 29 Ekim 2026. Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır.