Firmalar daha çok müşteriye hizmet verebilmek için birçok inovasyon yapar, kendisini ve ürününü geliştirir. Ancak nihai adım olan faturalama sürecine genellikle çok fazla önem verilmez. Oysa şirketlerin, esnafların, fabrikaların kısacası büyük ya da küçük ölçekli fark etmeksizin ticaretle uğraşan tüm işletmelerin sattıkları ürün veya verdikleri hizmet karşılığında bir ödeme alarak fatura kesme işlemi gerçekleştirmesi gerekir. Günümüzde artık ödeme süreçlerinin de hızlı olması, sürecin kolay yönetilebilir hale getirilmesi gerekmektedir. Bu sebeple fatura kesmenin en kolay yollarından biri olan e- fatura, şirketler için giderek daha popüler olmaktadır.
E-Fatura Nedir?
Şirketlerin sattıkları ürün veya hizmetin ödemesini almak için kestiği faturanın elektronik ortamda hızlı bir şekilde oluşturularak müşteriye daha kolay ulaştırılmasını sağlayan sistem e-fatura yani elektronik fatura sistemidir.
Kolay fatura kesme yöntemi olarak e-fatura, herhangi bir kağıda basılmayan sadece dijital ortamdan erişim sağlanan bir fatura türüdür.
E-Faturanın Avantajları Nelerdir?
- E-fatura ile fatura kesme işlemlerinizi hızlandırırsınız.
Faaliyetleriniz sonrasında fatura kesilmesi, faturanın müşteriye ulaşması ve ödemenin tahsil edilmesi geleneksel fatura kesme yöntemlerinde birkaç gün alabilen bir süreçten e-fatura sayesinde tüm bu aşamalar hiç zaman kaybedilmeden yapılabilmekte bu sayede firmaların tahsilat sürecini hızlandırmaktadır.
- E-faturanın arşivlemeye ihtiyacı yoktur.
Şirketlerin en büyük problemlerinden biri arşivlemedir. Faturaların fiziki olarak arşivlenmesi, yasal süre boyunca saklanması (10 yıl) ve yasal süreci dolan faturaların imhası gibi operasyonel zorluk yaşatan tüm bu adımlar, e-fatura sayesinde ortadan kalkar. E-faturaya geçen şirketler, bu operasyonların hiçbirini yapmaya gerek duymadan internet aracılığıyla dijital arşivlemeyi kullanarak e-faturalarını saklayabilir ve faturalarını diledikleri zaman yine internet üzerinden görüntüleyebilir.
- E-fatura sayesinde kargo masraflarınız azalır.
E-fatura sistemi ile online ortamda oluşturulan fatura mail aracılığıyla ilgili kişilere anında gönderilmektedir. Fatura gönderimini online olarak gerçekleştiren işletmeler için kargo masrafı ve kargo teslim süresi bir anlam ifade etmez, fatura masraflarınız azalır.
- E-fatura ile muhasebesel işlemlerinizin yönetimi kolaylaşır.
Elektronik faturalarınızın muhasebe işlemleri çok daha kolaydır. Faturaların tüm verileri online sistem üzerinde bulunur böylece kontrol, takip ve raporlama operasyonlarının uygulanması ve yönetilmesi daha pratik bir hâl alır.
E-Fatura Nasıl Temin Edilir?
E-fatura sistemine geçmek isteğe bağlı gibi görünse de aslında tam olarak öyle değil. Türkiye Cumhuriyeti, yapılan ticaret üzerinden vergi aldığı ve e-fatura üzerinden kaçak alışveriş ihtimâli ortadan kalktığı için tüm işletmelerin e-faturaya geçmesi yönünde kurallar ve kanunlarla yönlendirme yapmaktadır.
Örneğin; 2000 Türk Lirası ve üzerinde yapılan her işlem için e-fatura ya da e-arşiv üzerinden fatura kesilmesi zorunludur.
E-fatura kullanmak isteyen firmalar şu adımları izlemelidir;
- E-fatura sistemine geçmek isteyen şirket, KamuSM’den internet ortamında mali mühür başvurusu yapar.
- Aracılık yapan firma ile e-fatura için sözleşme imzalanır.
- Mali mühür firmaya fiziksel olarak ulaştığında e-fatura için www.efatura.gov.tr adresinden e-fatura kesme başvurusunda bulunulur.
- Şirketin e-fatura projesi böylelikle başlamış olur. Aracılık yapan firma, şirkete kayıt linki gönderir.
- Kayıt linkini şirket açar ve gerekli tüm alanları doldurur.
- Şirket gerekli alanları doldurduktan sonra, aracılık yapan firmaya gönderir. Aracılık yapan firma da şirkete aktivasyon linkini gönderir.
- Şirket, tarafına gönderilen aktivasyon linkini mali mührü ile imzalar. Bu esnada, Gelir İdaresi Başkanlığı’na destek alınan aracılık yapan firma mali mührü ile e-fatura uygulamasını kullanacağına dair otomatik bildirim yapmış olur. Bu bildirim sayesinde, firmanın faturaları aracılık yapan firma tarafından toplu halde imzalanır.
- Gelir İdaresi Başkanlığı onayladığında, artık şirket e-fatura sistemi ile süreçlerini yürütebilmekte ve elektronik fatura kesebilmektedir.
