Alıcı ve satıcı taraflar arasında gerçekleşen alım satım işlemlerinin yasalara uygun bir şekilde gerçekleşebilmesi amacıyla verilen hizmete /satılan ürüne yönelik fatura kesilmesi gerekmektedir. İşlemin türüne veya amacına göre kesilen fatura çeşitleri de farklılık göstermektedir. Proforma fatura da bu fatura türleri arasında yer almaktadır ve hem büyük hem de küçük ölçekli işletmelerin kullanımına sık sık başvurduğu bir fatura tipidir.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, yasalara göre fatura statüsünde bulunmayan yani mali bir yükümlülük taşımayan bir evraktır. Bu özelliği ile diğer fatura tiplerinden ayrılmaktadır.
Alım satım işlemlerinde fiyat teklifi vermek amacıyla başvurulan proforma fatura bir çeşit ön fatura olarak değerlendirilir. Olası bir alışveriş için ürünün /hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı gibi bilgileri içeren bu evrak, bir teklif ve bilgilendirme faturasıdır. Bu sebeple hiçbir mali geçerliliği yoktur.
Taraflar bu fatura üzerinden ürün veya hizmetle ilgili bilgi sahibi olarak satışın onayını verebilirler. Satış faturası düzenlenmeden önce gerekli değişiklikleri karşılıklı görüşerek proforma faturası üzerinde düzenleme yapabilirler. Alıcı ve satıcı tarafların onayı sonrasında proforma faturasının son hali baz alınarak satış gerçekleştirilebilir.
Proforma Fatura Hangi Amaçla Kesilir?
Bir firmanın proforma fatura düzenleme ihtiyacı belli başlı amaçlara dayanır.
Proforma faturalar genellikle ithalat ve ihracat işlemleri sırasında ihtiyaç duyulan belgelerdir. Dış ticaret sektöründe ürün ve hizmet alımlarında alıcı firmaya fiyat teklifinde bulunurken sıklıkla tercih edilir.
Proforma fatura e-ihracat satışlarında da kullanılmaktadır. İhracatçı ithalatçıya bu belge ile teklif götürür.
Ayrıca tarafların isteğine göre farklı satış işlemlerinde de belirli bir düzen sağlamak adına proforma fatura kullanımına başvurulabilir.
Proforma Fatura Üzerinde Hangi Bilgiler Yer Almalıdır?
Proforma fatura hazırlanırken üzerinde bulunması gerekli bilgiler şunlardır;
- ‘Proforma fatura’ ibaresi
- Fatura düzenleme tarihi
- Alıcı ve satıcı tarafların bilgileri (İsim, unvan, adres, iletişim bilgileri vb.)
- Mal veya hizmetin cinsi
- Ürünün menşei
- Mal veya hizmetin miktarı, birim fiyatı ve tutarı
- Mal veya hizmetin teslimat şekli
- Malın ambalaj, ağırlık, boyut, miktar bilgileri
- Mal veya hizmet bedelinin ödenme şekli
- Mal veya hizmetin sevkiyat şekli
- Navlun ve sigorta prim tutarları
- Fiyat teklifinin ne kadar süreyle geçerli olduğu bilgisi
- Fatura düzenleyen kişinin imzası
Bu bilgilerin bir veya birkaçının eksik olması ya da hiç bulunmaması proforma faturasını geçersiz kılmaz, ancak sürecin sağlıklı işleyebilmesi adına bulunmaları oldukça önemlidir.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Proforma fatura hazırlama sırasında belirli kurallara uyulması gerekir.
- Öncelikle satıcı tarafın arzusuna göre fatura elle veya bilgisayar üzerinden hazırlanabilir.
- Eğer fatura elle düzenlenecekse mutlaka antentli kağıt kullanılması gerekmektedir.
- Fatura hazır bir şablon üzerinden düzenlenir.
- Faturanın üzerinde mutlaka ‘proforma fatura’ ibaresi yer almalıdır.
- Belgenin sağ üst köşesine tarih ve proforma numarası yazılmalıdır.
- Belgenin sol üst köşesine satıcı firmanın unvan ve adres bilgileri eklenmelidir.
- Satıcı bilgelerinin hemen altına alıcı firmanın unvan ve adres bilgileri eklenmelidir.
- Belgenin orta bölümüne satılacak ürün veya hizmetin cinsi, miktarı, tutarı gibi bilgiler eklenmelidir.
- Ayrıca belgede satış şartları da yer almalıdır.
- Gerekli tüm bilgilerin işlenmesinin ardından belgeyi düzenleyen firmanın kaşe ve imzası eklenerek fatura tamamlanır.
Proforma fatura ile teklif incelendikten sonra alıcı taraf sipariş geçmek isterse proforma faturasını onaylamak durumundadır. Onayın ve siparişin tamamlanmasının ardından esas satış faturasının düzenlenmesi zorunludur.
