Geleneksel fatura kesme işleminin yerini almaya başlayan E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi, doğrudan entegrasyon veya özel entegratör sistemleri üzerinden fatura düzenlenmesi ile gerçekleşir. Faturaların müşteriye/ son kişiye ulaştırılma işlemini de içeren bu uygulamalar sayesinde sürecin tamamı matbu fatura üretilmesine gerek olmaksızın yürütülür ve fatura internet ortamı üzerinden alıcıya ulaştırılır.
E-Fatura Nedir?
E-fatura, matbu olarak düzenlenmesi gereken faturanın internet ortamında düzenlenmiş hâlidir.
Başka bir deyişle, elektronik fatura uygulamaları üzerinden baskı makinelerine veya kâğıda gerek duyulmadan elektronik ortamda hazırlanan, düzenlenen ve paylaşılan belgeye E-fatura adı verilir.
2026 yılı itibarıyla 2025 hesap döneminde brüt satış hasılatı 3.000.000 TL ve üzeri olan mükelleflerin e-Fatura uygulamasına geçmesi gerekir. Bu kapsamdaki mükellefler için geçiş tarihi 1 Temmuz 2026’dır. Elektronik belge uygulamalarına ilişkin güncel bilgilere Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Belge portalı üzerinden ulaşılabilir.
E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Fark Nedir?
E-fatura ve E-arşiv her ne kadar aynı amaç doğrultusunda hazırlanan belgeler olsa da birbirlerinden bağımsızdır.
E-fatura, elektronik sisteme kayıtlı mükellefler arasında düzenlenen elektronik faturadır. E-arşiv ise bu sisteme kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır.
2026 yılı itibarıyla e-Arşiv faturada tutar sınırı kaldırılmıştır. Bu nedenle e-Fatura kapsamında olmayan alıcılara düzenlenecek faturalar, ilgili istisnalar dışında e-Arşiv fatura olarak hazırlanır.
E-fatura; GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemiyle düzenlenebilir. E-arşiv fatura da GİB’in e-Belge düzenleme portalı veya özel entegratör sistemleri üzerinden hazırlanabilir.
E-Fatura Nasıl Kesilir?
E-Fatura kullanma zorunluluğu olan mükellef, online fatura kesme programı üzerinden şu şekilde fatura keser:
- Fatura düzenleme menüsü tıklanarak yeni fatura düzenleme ekranı açılır.
- Burada her fatura için ayrı bir kod olan ETTN kodunun oluşturulduğuna ve E-fatura versiyon bilgisini gösteren özelleştirme numarasına dikkat edilir.
- Fatura oluştururken fatura numarasının otomatik olarak sistemden verilmesi sağlanabilir veya elle fatura numarası da girilebilir.
- 4 farklı fatura senaryosu vardır. Bunlar ticari, temel, yolcu beraber ve ihracat faturalarıdır. Bu senaryolardan birisi seçilerek fatura kesme süreci devam ettirilir. Ticari fatura, karşı tarafın onaylamasına imkân veren fatura türüdür ve genellikle bu kullanılır. Temel fatura, karşı tarafın onayına sunulmadan kesilen faturadır. Yolcu beraber ve ihracat faturaları genellikle gümrük işleri için kullanılır.
Bir sonraki aşamada fatura tarihi seçilir.
Tarih seçildikten sonra faturanın tipi seçilmelidir. 7 farklı fatura tipi vardır. Bunlar sırasıyla iade, satış, tevkifat, istisna, özel matrah, ihraç kayıtlı ve SGK faturalarıdır. Genel olarak yapılan işin sonunda satış faturası kesilir. Ancak tevkifat uygulayan kurumlar tevkifatlı fatura kesmek durumunda da kalabilir.
Tevkifat, istisna ve ihraç kayıtlı faturalar kesiliyorsa satılan ürün veya hizmetin kodunun da faturaya eklenmesi gerekmektedir.
Faturanın kesileceği para birimi seçilir. Eğer TL’den farklı bir döviz ile fatura kesiliyorsa Merkez Bankası’ndan alınan o günkü kur bilgisi ekrana girilir.
Alıcı bilgileri alanına TC/VKN bilgileri girilerek sistemde kayıtlı olan alıcı bilgilerinin tümü ekrana getirilir.
Alıcı bilgilerinden sonra firmanın adres bilgilerinin de girilmesi gerekmektedir. Bu alan, daha önceden adres defterine kaydedilen bir firma için alıcı bilgileri girildiğinde otomatik olarak ekrana getirilebilir.
Faturanın ilgili tarafları tanımlandıktan sonra satılan mal veya hizmet kalemlerinin girilmesi gerekir. Bu ekranda ürün veya hizmet için ayrı ayrı olabilen KDV tutarına dikkat edilmelidir.
Fatura kesme portallarında mal ve hizmet kalemleri girilirken Excel üzerinden bu kalemler kolaylıkla aktarılabilir.
Ürün kalemlerine ekstradan ayrı ayrı vergiler tanımlanabilir. Bu sayede tek bir fatura içerisinde birden fazla ürün veya hizmet için E-fatura kesme işlemi yapılabilmektedir. Ayrıca bütün kalemlere ortak olarak vergi de eklenebilir.
Fatura üzerinden yapılacak bir diğer işlem iskontodur. İskonto oranı belirlenerek fatura üzerinden iskonto yapılabilmektedir.
Son olarak “fatura gönder” butonuna tıklanarak alıcıya fatura gönderilir.
E-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Elektronik fatura keserken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır:
Yasal Uyumluluk
Dijital fatura keserken Türkiye’de geçerli olan yasal düzenlemelere uygun hareket etmelisiniz. Elektronik fatura düzenleme ve gönderme süreçlerini yasalar çerçevesinde gerçekleştirmeniz gerekir. Vergi mevzuatına uyum sağlamak ve geçerli bir dijital fatura oluşturmak için ilgili yasal gerekliliklere dikkat etmelisiniz.
Doğru ve Eksiksiz Bilgiler
Dijital faturanın doğru ve eksiksiz bilgiler içermesi çok önemlidir. Müşteri bilgileri, fatura tarihi, fatura numarası, ürün veya hizmet detayları gibi bilgilerin yanlış veya eksik olmamasına dikkat etmelisiniz. Bu, müşteri memnuniyetini artırır ve muhasebe süreçlerini kolaylaştırır.
Güvenli İletişim Kanalları
E-fatura iletişimi sırasında güvenli iletişim kanallarını kullanmalısınız. Fatura gönderimi ve alımı için güvenli bir elektronik posta servisi veya özel bir dijital fatura platformu tercih etmelisiniz. Böylelikle faturaların yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilme veya değiştirilme riski en aza iner.
Arşivleme ve Yedekleme
Dijital faturaları e-defterde güvenli bir şekilde arşivlemeli ve yedeklemelisiniz. Elektronik ortamda saklanan faturaların güvenliği ve bütünlüğü sağlanmalıdır. Faturalarınızı düzenli olarak yedekleyerek veri kaybı riskini azaltmalısınız. Ayrıca yasal olarak belirlenen süre boyunca faturaları saklama yükümlülüğünü yerine getirmeniz gerekir.
