Geleneksel fatura kesme işleminin yerini almaya başlayan E-fatura, özel şirketler tarafından oluşturulan birtakım dijital uygulamalar üzerinden fatura düzenlenmesi ile gerçekleşir. Faturaların müşteriye/ son kişiye ulaştırılma işlemini de içeren bu uygulamalar sayesinde sürecin tamamı matbu fatura üretilmesine gerek olmaksızın yürütülür ve fatura internet ortamı üzerinden alıcıya ulaştırılır.
E-Fatura Nedir?
E-fatura, matbu olarak düzenlenmesi gereken faturanın internet ortamında düzenlenmiş halidir.
Başka bir deyişle, elektronik fatura uygulamaları üzerinden baskı makinelerine veya kağıda gerek duyulmadan elektronik ortamda hazırlanan, düzenlenen ve paylaşılan belgeye E-fatura adı verilir.
4.000.000 TL ve üzeri cirosu olan şirketler dijital fatura kesmek durumundadır. Bu rakam kanunen belirlenen miktardır ve tüm vergi mükellefleri buna uymak zorundadır.
E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Fark Nedir?
4.000.000 TL altında cirosu bulunan mükellefler farklı bir sistemde yani E-arşiv uygulaması aracılığı ile fatura kesebilmektedir.
E-arşiv ve E-fatura her ne kadar aynı amaç doğrultusunda hazırlanan belgeler olsa da birbirlerinden bağımsızdır.
E-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (gib) sisteminden kesilen faturadır. Ancak elektronik fatura, özel nitelikli farklı kuruluşların ortak entegrasyon sonucu oluşturduğu uygulamalar veya sistemler üzerinden kesilen faturadır.
E-fatura düzenlemeye yardımcı uygulamalar birbirlerine entegre oldukları için herhangi bir platformdan kesilen dijital fatura alıcıya anında ulaşmaktadır. Ancak E-arşiv üzerinden fatura kesen bir satıcı, kesilen faturayı ya mail ile ya da Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sisteminden gönderebilir. E-fatura GİB üzerinden kesilemez.
E-Fatura Nasıl Kesilir?
E-Fatura kullanma zorunluluğu olan mükellef, E-fatura kesme programı üzerinden şu şekilde fatura keser;
- Fatura düzenleme menüsü tıklanarak yeni fatura düzenleme ekranı açılır.
- Burada her fatura için ayrı bir kod olan ETTN kodunun oluşturulduğuna ve E-fatura versiyon bilgisini gösteren özelleştirme numarasına dikkat edilir.
- Fatura oluştururken fatura numarasının otomatik olarak sistemden verilmesi sağlanabilir veya elle fatura numarası da girilebilir.
- 4 Farklı fatura senaryosu vardır: Bunlar ticari, temel, yolcu beraber ve ihracat faturalarıdır. Bu senaryolardan birisi seçilerek fatura kesme süreci devam ettirilir. Ticari fatura, karşı tarafın onaylamasına imkân veren fatura türüdür ve genellikle bu kullanılır. Temel fatura, karşı tarafın onayına sunulmadan kesilen faturadır. Yolcu beraber ve ihracat faturaları genellikle gümrük işleri için kullanılır.
- Bir sonraki aşamada fatura tarihi seçilir.
- Tarih seçildikten sonra faturanın tipi seçilmelidir. 7 farklı fatura tipi vardır. Bunlar sırasıyla iade, satış, tevkifat, istisna, özel matrah, ihraç kayıtlı ve SGK faturalarıdır. Genel olarak yapılan işin sonunda kesilen satış faturasıdır. Ancak tevkifat uygulayan kurumlar tevkifatlı fatura kesmek durumunda da kalabilir.
- Tevkifat, istisna ve ihraç kayıtlı faturalar kesiliyorsa satılan ürün veya hizmetin kodunun da faturaya eklenmesi gerekmektedir.
- Faturanın kesileceği para birimi seçilir. Eğer TL’den farklı bir döviz ile fatura kesiliyorsa Merkez Bankası’ndan alınan o günkü anlık kur rakamı ekrana girilir.
- Alıcı bilgileri alanına TC/VKN bilgileri girilerek sistemde kayıtlı olan alıcı bilgilerinin tümü ekrana getirilir.
- Alıcı bilgilerinden sonra firmanın adres bilgilerinin de girilmesi gerekmektedir. Bu alan genellikle daha önceden adres defterine kayıt edilen bir firma ise alıcı bilgileri girildiğinde otomatik olarak ekrana getirmek mümkündür.
- Faturanın ilgili tarafları tanımlandıktan sonra satılan mal veya hizmet kalemlerinin girilmesi gerekmektedir. Bu ekranda ürün veya hizmet için ayrı ayrı olabilen KDV tutarına dikkat edilmelidir.
- Fatura kesme portallarında mal ve hizmet kalemleri girilirken, excel üzerinden bu kalemler kolaylıkla aktarılabilir.
- Ürün kalemlerine ekstradan ayrı ayrı vergiler tanımlanabilir. Bu sayede tek bir fatura içerisinde birden fazla ürün veya hizmet için E-fatura kesme işlemi yapılabilmektedir. Ayrıca bütün kalemlere ortak olarak vergi de eklenebilir.
- Fatura üzerinden yapılacak bir diğer konuda iskontodur. İskonto oranı belirlenerek fatura üzerinden iskonto yapılabilmektedir.
- Son olarak ‘fatura gönder’ butonuna tıklanarak alıcıya fatura gönderilir.
E-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Elektronik fatura keserken dikkat etmeniz gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır:
Yasal Uyumluluk
Dijital fatura keserken, Türkiye’de geçerli olan yasal düzenlemelere uygun hareket etmelisiniz. Elektronik fatura düzenleme ve gönderme süreçlerini yasalar çerçevesinde gerçekleştirmeniz önemlidir. Vergi mevzuatına uyum sağlamak ve geçerli bir dijital fatura oluşturmak için ilgili yasal gerekliliklere dikkat etmelisiniz.
Doğru ve Eksiksiz Bilgiler
Dijital faturanın doğru ve eksiksiz bilgiler içermesi çok önemlidir. Müşteri bilgileri, fatura tarihi, fatura numarası, ürün veya hizmet detayları gibi bilgilerin yanlış veya eksik olmamasına dikkat etmelisiniz. Bu, müşteri memnuniyetini artırır ve muhasebe süreçlerini kolaylaştırır.
Güvenli İletişim Kanalları
E-fatura iletişimi sırasında güvenli iletişim kanallarını kullanmalısınız. E-fatura gönderimi ve alımı için güvenli bir elektronik posta servisi veya özel bir dijital fatura platformu tercih etmelisiniz. Böylelikle faturaların yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilme veya değiştirilme riski en aza iner.
Arşivleme ve Yedekleme
Dijital faturaları güvenli bir şekilde arşivlemeli ve yedeklemelisiniz. Elektronik ortamda saklanan faturaların güvenliği ve bütünlüğü sağlanmalıdır. Faturalarınızı düzenli olarak yedekleyerek veri kaybı riskini minimize etmelisiniz. Ayrıca, yasal olarak belirlenen süre boyunca faturaları saklama yükümlülüğünü yerine getirmeniz önemlidir.
